Dématérialiser ses contrats de location de véhicule est désormais une étape essentielle dans la gestion locative d’une entreprise. Comment faire ?
De nombreux loueurs de véhicules l’assurent, dématérialiser les documents administratifs de location de voiture est indispensable pour gagner en temps, en argent et en productivité. Le processus est même obligatoire dans certains cas comme ceux de l’enregistrement des règlements ou de la facturation électronique. Cependant, difficile de s’y retrouver dans un secteur d’activité de la location de voiture en constante mutation. Comment s’y prendre alors facilement tout en répondant aux critères essentiels d’inaltérabilité, de sécurité, de conservation et d’archivage ?
Qu’est-ce que la dématérialisation des contrats de location de voiture ?
La dématérialisation des contrats de location de voiture occupe une place grandissante pour répondre aux enjeux de l’activité locative. C’est un processus permettant de numériser et d’accélérer la signature et l’archivage des contrats tout en garantissant leur sécurité et leur légalité. Dématérialiser un modèle de contrat de location de voiture revient à le générer directement en format numérique via un système d’information qui permettra ensuite de le stocker et de le sécuriser.
Vous pourrez alors retrouver facilement dans vos fichiers en format PDF vos différentes factures, devis, contrats et autres documents administratifs. D’un point de vue légal, un contrat numérique équivaut à un contrat papier. La loi stipule en effet que l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier sous réserve de l’authentification claire et précise des signataires du contrat et de la garantie de l’intégrité du document. Ce sont les deux conditions à respecter de la dématérialisation des contrats de location.
Pourquoi informatiser les contrats de location de voiture ?
Informatiser les contrats de location de voiture présente de nombreux atouts pour les loueurs et les gestionnaires de flotte automobile. C’est l’une des clés de la transformation numérique de leur entreprise. Nous allons vous expliquer dans cet article pourquoi informatiser les contrats de location de véhicule présente de nombreux avantages compétitifs, principalement d’un point de vue commercial et, bien évidemment, administratif.
Les principaux avantages de la dématérialisation des contrats de location de véhicule sont la simplification du processus de signature, l’archivage des données et la sécurisation de ces informations. En effet, informatiser les contrats de location facilite la gestion des contrats de location car le processus réduit les échanges de documents par courrier ou email. Cela diminue aussi le nombre d’impressions et donc naturellement la consommation de papier. De plus, elle supprime la numérisation des contrats et permet de limiter les risques de perte de document en les stockant en ligne sur des serveurs sécurisés.
Dans le cadre des relations commerciales, l’informatisation des contrats de location de voiture réduit les délais de signature des contrats et aide grandement à atteindre les objectifs commerciaux plus vite en accélérant les ventes et les réservations de véhicule. Cette réactivité accrue présente un avantage compétitif certain et n’est surtout pas à sous-estimer pour accroître et rentabiliser son activité de location. Avec la sécurité et la simplification des échanges, c’est l’avantage majeur de la dématérialisation des contrats de location de voiture, principalement dans ce secteur où l’offre, la demande et les business models sont de plus en plus connectés.
Comment faire un contrat électronique de location de voiture ?
Il existe un logiciel pour faire un contrat électronique de location de voiture, signer électroniquement et gérer les documents numériques : myrentcar. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités et possibilités de paramétrage, myrentcar est considéré comme la référence en tant que logiciel de gestion de la location de voiture. Synchronisé avec vos outils et votre système informatique, myrentcar permet de gérer l’ensemble des pans de l’activité locative. De la signature numérique du contrat à la gestion de flotte automobile en passant par la maîtrise des coûts, le logiciel de location de véhicule myrentcar a été conçu de façon ergonomique et intuitive pour répondre à l’ensemble des besoins des loueurs.
Connecter et digitaliser l’activité de location est un enjeu majeur qui octroie assurément gain de temps, d’argent et de productivité. Myrentcar informatise ainsi l’intégralité des vos contrats, devis, factures et documents administratifs de location courte, moyenne et longue durée, quel que soit le type de véhicule loué (utilitaire, berline, moto, camion, vélo électriques et bien plus encore). En plus d’un outil de gestion de la location complet, c’est le logiciel de facturation pour la location de véhicule idéal. Pris en charge par myrentcar, la facture électronique vous permettra de transmettre et sécuriser efficacement l’ensemble de vos documents pour faciliter votre quotidien et celui de vos clients.
Comment choisir son logiciel pour dématérialiser les contrats de location de voiture ?
Accessible facilement en ligne sur ordinateur, tablette et téléphone, le logiciel pour dématérialiser les contrats de location de voiture myrentcar est compatible avec de nombreux modules qui facilitent et optimisent la gestion et la comptabilité des entreprises de location. Parmi ces modules venant se greffer à l’ERP, nous recommandons l’application d’état des lieux de véhicule myrentpad qui simplifie les départs et les retours de votre parc automobile via une tablette ou un smartphone. L’outil myrentpad va ensuite éditer et envoyer automatiquement au client l’état des lieux afin que ce dernier le valide avec une signature électronique. C’est un parfait exemple de dématérialisation des contrats de location qui contribue à la bonne gestion d’une agence de location de véhicule et à sa satisfaction client.
Où que vous soyez, myrentcar gère et sécurise à un niveau maximal vos signatures et vos contrats. Grâce à une équipe compétente et à l’écoute des besoins des loueurs, les logiciels de location de voiture de hitechsoftware se positionnent aujourd’hui comme les références dans le domaine des solutions de gestion de location automobile. Un support technique dédié vous accompagne et vous oriente vers les outils informatiques adéquats pour la gestion de votre activité locative. Anticiper les évolutions technologiques s’avère plus que jamais en défi majeur pour assurer sa croissance et se positionner sur de nouveaux marchés. Plus de 4 000 utilisateurs ont ainsi déjà fait confiance à hitech et ont opté pour myrentcar afin de digitaliser leur société de location ! Pourquoi pas vous ? Retrouvez toutes nos recommandations pour gérer la location de voiture sur notre blog.
Obtenir une démonstration
