Exemple de contrat de location de voiture

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Type, modèle et exemple de contrat de location de voiture facile à faire et à rédiger pour respecter les normes et lois en vigueur.

 

Une prestation clairement définie est souvent synonyme d’une relation saine avec ses clients. La location de véhicule n’échappe pas à la règle. En effet, le fisc peut être regardant sur le sujet et il est donc important de toujours bien formaliser par écrit ses contrats de location de voiture pour une gestion équilibrée. Découvrez dans cet article comment procéder à l’établissement d’un contrat de location de véhicule en toute simplicité et nos recommandations de logiciel de location de voiture pour créer vos contrats.

Comment rédiger un contrat de location de voiture ?

Comment rédiger un contrat de location de voiture facilement tout en respectant la loi ? Un contrat de location de véhicule doit inclure des informations essentielles telles que les détails du véhicule, la durée de la location, les conditions d’utilisation et les obligations respectives du loueur et du locataire. Le loueur de véhicule doit également prendre en compte plusieurs réglementations dans un contrat. Voici les 3 informations principales que le modèle de contrat de location de voiture doit contenir.

Contrat de location de voiture : prix et conditions

Le prix et les conditions doivent être clairement définis sur un contrat de location de voiture. Evidemment, un contrat de location de véhicule doit contenir les modalités de calcul du prix de la prestation principale comme les prix unitaires TTC de tous les éléments de la prestation (kilomètre, temps) et les éventuels coûts supplémentaires applicables. Les modalités de facturation du carburant, forfaitaires ou unitaires, doivent notamment apparaître dans un contrat type de location de véhicule. N’oubliez pas le montant TTC du dépôt de garantie et les avances sur location exigées, tout comme les autres conditions et informations tarifaires, notamment les frais et conditions d’annulation et les frais en cas de restitution de la voiture au-delà du délai de retour ou du forfait kilométrique prévu.

Contrat de location de voiture : assurances

Le contrat de location de voiture doit stipuler l’assurance responsabilité civile incluse dans la location du véhicule. Cela comprend les garanties, les exclusions et les franchises des autres assurances incluses dans le contrat. Aussi, n’oubliez surtout pas de stipuler dans votre modèle de contrat de location de véhicule les options d’assurances proposées ainsi que leur prix TTC.

Contrat de location de voiture : prestations annexes

Le contrat de location de véhicule doit prendre en compte la liste des autres prestations annexes commercialisées ainsi que leur prix TTC ou le mode de calcul de ce prix lorsqu’il ne peut être déterminé à l’avance. Les obligations et les garanties légales doivent également apparaître dans votre exemple de contrat de location de véhicule. Cela comprend les engagements du loueur en matière d’entretien, de réparation, d’assistance et de remplacement du véhicule mais aussi les éventuelles limitations de sa responsabilité contractuelle en cas d’incident ou d’accident.

Comment faire un contrat de location de voiture ?

Comment faire un contrat de location de voiture avec un logiciel ? Choisir un logiciel de location de véhicule est essentiel pour vous aider au quotidien dans la gestion et le suivi des contrats de votre activité locative. Il existe pour cela la solution de gestion myrentcar développée par hitechsoftware qui respecte les réglementations en vigueur et présente les 7 fonctionnalités indispensables à tout bon logiciel de contrat de location de véhicule, que ce soit pour une voiture, un utilitaire, une moto, un vélo, un VTC ou encore un camion.

Edition des contrats de location de voiture

L’édition des contrats de location de voiture sur le logiciel myrentcar vous permet de paramétrer tous vos documents commerciaux tels que les devis, réservations, contrats et factures à l’image et à la charte graphique de votre entreprise (logo, couleur, mise en page, etc…) tout en prenant en compte votre tarification. Les exemples de contrat de location de véhicule professionnel sur le logiciel myrentcar valorisent ainsi votre image de marque et vos services.

Gestion des contrats de location de voiture

Le logiciel myrentcar permet la création et la gestion des contrats de location de voiture depuis un planning en ligne intuitif. Le contrat de location de véhicule s’édite et s’envoie alors automatiquement en fonction des paramètres associés pour vous faire gagner en temps, en efficacité et en satisfaction client. La solution myrentcar garantit également une exportation en quelques clics de vos contrats de location de voitures en format PDF.

Modèle de contrat de location de véhicule longue durée

La solution myrentcar propose un modèle de contrat de location de véhicule longue durée tout en permettant de gérer de manière simple les dossiers de leasing généralement supérieurs à 6 mois voire 1 an comprenant :

  • La saisie d’un couple durée / kilomètres inclus
  • La facturation intermédiaire des kilomètres en cours de contrat
  • La mutualisation des kilomètres
  • Les différents types de facturation
  • La gestion des remplacements de véhicules
  • La génération des fichiers de prélèvements et la comptabilisation lors de la facturation générale des dossiers
  • La gestion de budgets (prévisionnel / réalisé)

L’outil de paramétrage des contrats de location de voiture longue durée sur myrentcar vous permettra de créer et enregistrer plusieurs formats et modèles de documents selon la destination. A partir d’un dossier longue durée, vous serez en mesure d’éditer de nombreux documents : de l’édition simple d’un contrat avec conditions générales en passant par des éditions plus spécifiques (courrier carburant, assurance, courrier kilomètres, courrier alertes…).

Echéancier des loyers longue durée sur le contrat de location de voiture

Dans un contrat de location de voiture longue durée, le locataire dispose d’un échéancier des loyers et connaît à l’avance les coûts du véhicule en location. Lorsque les loyers ne sont pas linéaires, cet échéancier permet de faire apparaître sur le logiciel myrentcar les évolutions de loyers planifiées sur la durée du contrat ainsi que les suspensions.

Cotation des contrats de location de véhicule

Le module de cotation des contrats de location de véhicule du logiciel myrentcar donne la possibilité de rapidement communiquer et envoyer au client un devis et un budget mensuel prenant en compte la valeur d’achat du véhicule, la durée de contrat, le kilométrage inclus, les services liés (l’assurance, la maintenance, les pneus, le remplacement…) ainsi que la valeur résiduelle à la fin du contrat de location de voiture. Cela assure la rentabilité de vos prestations.

Suivi des contrats de location de voiture

Les outils de suivi des contrats de location de voiture du logiciel en ligne myrentcar offre un pilotage précis de l’activité en fonction de la nature du document : réservations, états des lieux, contrats, contrats renouvelés, mouvements et messages. Ce tableau de bord mets ainsi rapidement en évidence les contrats de location de véhicule au départ, au retour, en cours et dépassés.

Signature électronique des contrats de location de voiture

Le logiciel myrentcar assure la signature électronique des contrats de location de voiture. Une fois le contrat créé, celui-ci s’envoie automatiquement par mail au client afin que ce dernier puisse le valider instantanément depuis son smartphone. Ce gain de temps et de fiabilité dans vos échanges est un point à ne pas négliger dans votre choix de logiciel de contrat de location de véhicule.

Peut-on arrêter un contrat de location voiture ?

Peut-on arrêter un contrat de location de voiture et si oui, comment ? Il est tout à fait possible d’arrêter un contrat de location automobile à condition de respecter les termes établis dans le contrat initial. Avec une solution comme le logiciel myrentcar, cette démarche est facilitée grâce à la gestion centralisée et en temps réel des contrats. Il suffit de localiser le contrat concerné, de vérifier les modalités d’arrêt (comme la restitution du véhicule et les éventuelles pénalités), puis de clôturer l’accord en quelques étapes.

Comment annuler un contrat de location de voiture ?

Comment annuler un contrat de location de voiture en cas d’imprévu ? L’annulation d’un contrat de location nécessite de vérifier les conditions générales du contrat initial. Celles-ci spécifient généralement les modalités d’annulation, y compris les délais à respecter et les éventuels frais. Si l’annulation d’un contrat de location automobile est effectuée en ligne, la procédure peut inclure une annulation directe depuis l’espace client ou la plateforme dédiée. Vous pouvez également annuler facilement vos réservations et vos contrats depuis le logiciel myrentcar.

Combien de temps garder un contrat de location de véhicule ?

Combien de temps garder un contrat de location de véhicule dans votre entreprise ? La durée de conservation d’un contrat de location de véhicule dépend des obligations légales en vigueur dans le pays concerné et des politiques internes de la société. En France, il est recommandé de conserver ces documents pendant au moins 5 ans, conformément au délai légal de prescription pour les actions civiles. Comme évoqué sur ce blog pour loueur de véhicules, la gestion numérique des contrats sur le logiciel myrentcar permet de stocker et d’archiver ces documents en format Word ou PDF de manière sécurisée pour garantir leur accessibilité en cas de besoin, tout en respectant les exigences réglementaires.

Qu’est-ce qu’un contrat location-vente d’un véhicule ?

Vous vous demandez qu’est-ce qu’un contrat location-vente d’un véhicule ? Un contrat de location-vente, également appelé crédit-bail ou leasing avec option d’achat, est un accord permettant à un locataire d’utiliser un véhicule moyennant des paiements réguliers tout en offrant la possibilité d’en devenir propriétaire à la fin du contrat. Ce type de contrat combine les avantages de la location, comme un coût initial réduit et une maintenance incluse, avec une option d’achat finale. Grâce à des solutions comme myrentcar, les professionnels peuvent gérer ce type de contrats en intégrant la gestion des paiements, des échéanciers et des options d’achat dans un outil unique, intuitif et automatisé.

Où trouver le numéro de contrat de location d’un véhicule ?

Savoir où trouver le numéro de contrat de location d’un véhicule n’est pas toujours évident. Le numéro de contrat de location d’un véhicule se trouve généralement sur le document contractuel signé entre le loueur et le locataire. Si vous utilisez une solution de gestion comme myrentcar de hitechsoftware, ce numéro est clairement identifié sur le contrat et facilement accessible dans la section dédiée aux contrats. Il est également mentionné dans les confirmations envoyées par e-mail ou figuré sur les factures associées au contrat.

Suite logicielle de location de voiture de hitech
Le logiciel myrentcar édite vos contrats de location de voiture et bien plus encore !

Lucas S

Lucas est un expert en location de véhicule et flotte automobile, passionné de voitures et de nouvelles technologies dans la mobilité. Il accompagne la gestion des loueurs, gestionnaires de parc et transporteurs depuis plusieurs années.