Vous êtes loueur de véhicule ? Comment faire un contrat de location de voiture facilement en respectant les normes et lois en vigueur ?
Une prestation clairement définie est souvent synonyme d’une relation saine avec ses clients. La location de véhicule n’échappe pas à la règle. Le fisc peut être regardant sur le sujet et pour une gestion équilibrée, il est important de toujours bien formaliser par écrit ses contrats de location de voiture. Découvrez dans cet article comment procéder à l’établissement d’un contrat de location de véhicule en toute simplicité et nos recommandations d’opter en faveur d’un logiciel de location de voiture adapté.
Quelles sont les règlementations d’un contrat de location de véhicule ?
Le loueur de véhicule doit prendre en compte plusieurs réglementations dans un contrat de location de voiture. Celui-ci doit mettre à la disposition du consommateur des informations relatives aux conditions générales de la location de voiture. Voici les 3 informations principales que le modèle de contrat de location de véhicule doit contenir.
Information sur les prix et conditions de la prestation de location de véhicule
Le contrat de location de véhicule doit stipuler les conditions de délivrance de la prestation telles que les conditions d’ancienneté du permis de conduire. Evidemment, le contrat de location de voiture doit contenir les modalités de calcul du prix de la prestation principale comme les prix unitaires TTC de tous les éléments de la prestation (kilomètre, temps) et les éventuels coûts supplémentaires applicables. Les modalités de facturation du carburant, forfaitaires ou unitaires, doivent notamment apparaître dans le contrat de location de voiture.
N’oubliez pas le montant TTC du dépôt de garantie et les avances sur location exigées. Tout comme les autres conditions et informations tarifaires, notamment les frais et conditions d’annulation ou en cas de restitution de la voiture au-delà du délai de retour ou du forfait kilométrique prévus dans le contrat de location de véhicule. Le cas échéant, stipulez dans le contrat de location de voiture les frais dont le consommateur doit assurer directement l’avance pour le compte du professionnel.
Information sur les assurances de la location de voiture
Le contrat de location de voiture doit contenir les informations selon laquelle l’assurance responsabilité civile est incluse dans la location de voiture. Cela comprend les garanties, les exclusions et les franchises des autres assurances incluses dans le contrat de location de véhicule. Aussi, n’oubliez surtout pas de stipuler dans le contrat de location de voiture les options d’assurances proposées ainsi que leur prix TTC.
Information sur les autres prestations annexes de la location de véhicule
Le contrat de location de véhicule doit prendre en compte la liste des autres prestations annexes commercialisées ainsi que leur prix TTC ou le mode de calcul de ce prix lorsqu’il ne peut être déterminé à l’avance. Les obligations et les garanties légales doivent également apparaître dans le contrat de location de voiture. Cela comprend les engagements du loueur en matière d’entretien, de réparation, d’assistance et de remplacement du véhicule en cas d’incident ou d’accident mais aussi les éventuelles limitations de sa responsabilité contractuelle.
Comment choisir un logiciel de contrat de location de véhicule ?
Choisir un logiciel de contrat de location de véhicule est essentiel pour vous aider au quotidien dans la gestion et le suivi de votre activité locative. Comment faire le bon choix de logiciel de contrat de location de voiture ? Il existe pour cela la solution de gestion myrentcar développée par hitechsoftware qui respecte les réglementations en vigueur et présente les 7 fonctionnalités indispensables à tout bon logiciel de contrat de location de véhicule. Ces 7 fonctionnalités indispensables sont les suivantes :
Edition des contrats de location de voiture
Le forfait création des éditions des contrats de location de voiture consiste à paramétrer tous vos documents commerciaux tels que les devis, réservations, contrats et factures à l’image et à la charte graphique de votre entreprise (logo, couleur, mise en page, etc…).
Gestion des contrats de location de voiture courte durée
Le logiciel myrentcar permet de créer en quelques clics un contrat de location de voiture courte durée depuis un planning en ligne intuitif. Le contrat de location de véhicule s’édite et s’envoie alors automatiquement en fonction des paramètres associés pour vous faire gagner en temps et en efficacité.
Gestion des contrats de location de véhicule longue durée
La solution myrentcar assure la gestion des contrats de location de véhicule longue durée et permet de gérer de manière simple les dossiers LLD généralement supérieurs à 6 mois voire 1 an comprenant :
- – La saisie d’un couple durée / kilomètres inclus
- – La facturation intermédiaire des kilomètres en cours de contrat
- – La mutualisation des kilomètres
- – Les différents types de facturation
- – La gestion des remplacements de véhicules
- – La génération des fichiers de prélèvements et la comptabilisation lors de la facturation générale des dossiers
- – La gestion de budgets (prévisionnel / réalisé)
L’outil de paramétrage des éditions du contrat de location de voiture longue durée vous permettra de créer et enregistrer plusieurs formats de documents selon la destination. A partir d’un dossier longue durée, vous serez en mesure d’éditer de nombreux documents : de l’édition simple d’un contrat avec conditions générales en passant par des éditions plus spécifiques (courrier carburant, assurance, courrier kilomètres, courrier alertes…).
Echéancier des loyers longue durée sur le contrat de location de voiture
Dans un contrat de location de voiture longue durée, le locataire dispose d’un échéancier et connaît à l’avance les coûts du ou des véhicules qu’il prend en location. Lorsque les loyers ne sont pas linéaires, cet échéancier permet de faire apparaître sur le logiciel myrentcar les évolutions de loyers planifiées sur la durée du contrat de location de voiture ainsi que les suspensions. L’édition est paramétrable grâce à l’outil de gestion des états.
Cotation des contrats de location de véhicule
Le module de cotation des contrats de location de véhicule du logiciel myrentcar donne la possibilité de rapidement communiquer et envoyer au client un budget mensuel prenant en compte la valeur d’achat du véhicule, la durée de contrat, le kilométrage inclus, les services liés (l’assurance, la maintenance, les pneus, le remplacement…) ainsi que la valeur résiduelle à la fin du contrat de location de voiture. Cela assure la rentabilité de vos prestations.
Suivi des contrats de location de voiture
L’écran interactif de suivi des contrats de location de voiture du logiciel en ligne myrentcar offre une photographie de l’activité en fonction de la nature du document : réservations, état des lieux, contrats, contrats renouvelés, mouvements et messages. Ce tableau de bord mets ainsi rapidement en évidence les contrats de location de véhicule au départ, au retour, en cours et dépassés.
Signature numérique des contrats de location de voiture
Le logiciel myrentcar assure la signature numérique des contrats de location de voiture. Une fois le contrat créé, celui-ci s’envoie automatiquement par mail au client afin qu’il puisse le valider instantanément depuis son smartphone. Ce gain de temps et de fiabilité dans vos échanges est un point à ne pas négliger dans votre choix de logiciel de contrat de location de véhicule.
Comment essayer le logiciel de contrat de location de voiture ?
Le logiciel de contrat de location de voiture myrentcar est une solution en mode SaaS accessible facilement depuis un navigateur internet. Compatible avec l’application d’état des lieux de véhicule rentpad, le logiciel de gestion myrentcar a été pensé pour vous accompagner dans toutes les étapes du métier de loueur et gestionnaire de parc automobile. Le logiciel de contrat de location de véhicule myrentcar s’adapte naturellement à toute gestion de société de location de voiture mais aussi de moto, de camion ou encore de vélo. Vous souhaitez essayer le logiciel de contrat de location de voiture myrentcar ? Rien de plus simple, il vous suffit de remplir le formulaire ci-dessous pour obtenir une démonstration !