Facture électronique d’une location de voiture, comment faire ?

Comment émettre une facture électronique d’une location de voiture et assurer conformité, rapidité et dématérialisation de la facturation ?

 

À partir de 2026, les entreprises françaises assujetties à la TVA devront émettre leurs factures électroniquement selon des procédures strictes et les loueurs et gestionnaires de flotte automobile n’échappent pas à la règle. En effet, l’heure est aujourd’hui à la numérisation des entreprises et la facturation est l’un des premiers éléments concernés. Hautement importantes, les factures sont un ensemble d’opérations comptables, véritable tableau de bord de votre activité à ne pas délaisser. Voyons donc ensemble comment se préparer à la facturation électronique dans la location de véhicule avec le meilleur logiciel de gestion de la location de voiture.

Qu’est-ce que la facturation électronique d’une location de voiture ?

La facturation électronique d’une location de voiture est un document dématérialisé,  créé et envoyé informatiquement au locataire, contenant et structurant un certain nombre de données tels que l’identité de l’émetteur, l’intégrité de la facture, la lisibilité et les mentions légales. Contrairement aux factures papier ou PDF classiques, elles transitent via des plateformes sécurisées et sont intégrées directement dans les systèmes comptables. Cette digitalisation permet d’automatiser la gestion des paiements, de réduire les erreurs et de simplifier le suivi fiscal, tout en respectant les obligations réglementaires, notamment celles à venir en France dès 2026.

Quelle différence entre facture électronique et facture PDF d’une location de voiture ?

Une facture PDF d’une location de voiture est une version numérique d’une facture classique, souvent envoyée par e-mail, mais elle n’est pas considérée comme une véritable facture électronique. En effet, la facturation électronique repose sur un format structuré (comme XML) permettant un traitement automatisé par les logiciels comptables et les plateformes de l’administration fiscale. Contrairement au simple PDF, qui nécessite une saisie manuelle, la facture électronique garantit une transmission sécurisée, réduit les erreurs et assure une conformité totale aux réglementations.

La facture électronique est-elle obligatoire pour les loueurs de voiture ?

Oui, la facturation électronique deviendra obligatoire pour les loueurs de voiture, comme pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. L’article 91 de la loi de finances pour 2024 a fixé un nouveau calendrier pour cette transition. L’obligation d’émettre des factures électroniques débutera :

• Le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
• Le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les micro-entreprises.

En revanche, toutes les entreprises, y compris les loueurs de véhicules, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026. Ce calendrier remplace celui initialement prévu par l’ordonnance du 15 septembre 2021, qui prévoyait un déploiement dès juillet 2024 pour les grandes entreprises. Par ailleurs, le décret n° 2024-266 du 25 mars 2024 introduit un régime transitoire pour l’immatriculation des plateformes de dématérialisation partenaires, en attendant la mise en place complète du portail public de facturation. Les loueurs de voitures doivent donc anticiper cette transition pour assurer leur conformité et optimiser leur gestion administrative.

Quels sont les avantages de la facture électronique d’une location de voiture ?

Les avantages de la facture électronique d’une location de voiture sont nombreux. En effet, la loi Macron et le projet de loi de finances accélèrent fortement la transformation digitale en favorisant la facturation électronique dans la location. Les infrastructures se sont donc adaptées en conséquence à ces nouvelles technologies. En plus de la transparence et de la protection environnementale, il ne faut pas négliger les intérêts de la dématérialisation des factures dans la location de voiture pour votre entreprise : suppression des frais d’impression et postaux, amélioration de la relation clients et fournisseurs, accélération du processus de paiement, optimisation des espaces de stockage, réduction de la paperasse, élimination des risques de perte de document et surtout gain de temps et de productivité conséquent. La dématérialisation des factures est donc un réel levier de performance pour optimiser la gestion de la trésorerie de votre société de location.

Comment choisir son logiciel de facturation électronique de location de voiture ?

Le choix d’un logiciel de facturation électronique de location de voiture doit répondre aux besoins spécifiques des loueurs, aussi bien pour facturer la courte durée que facturer le leasing de véhicule. Il est donc essentiel d’opter pour une solution capable de dématérialiser l’ensemble du processus de facturation, d’émettre des factures conformes aux réglementations en vigueur et de garantir leur transmission sécurisée. Le logiciel de location de véhicule myrentcar répond parfaitement à ces exigences en automatisant la gestion des factures, de leur création jusqu’à leur archivage, tout en assurant une compatibilité avec les normes fiscales. Grâce à son module de facturation électronique, les loueurs peuvent simplifier la gestion de leur comptabilité, éviter les erreurs de saisie et gagner un temps précieux dans leur activité quotidienne.

En plus de ces fonctionnalités, le logiciel myrentcar s’intègre avec des tiers de confiance pour garantir la valeur légale et l’authenticité des factures électroniques. Il assure également la conversion des factures aux formats exigés par les destinataires, qu’il s’agisse d’autres entreprises ou des administrations fiscales, tout en automatisant l’envoi de vos factures électroniques par mail dès leur émission. Cette fonctionnalité permet aux sociétés de location de voiture de se conformer aux obligations réglementaires tout en bénéficiant d’un processus de facturation fluide et automatisé. Pour bien anticiper cette transition digitale et optimiser votre gestion de facturation, découvrez nos conseils et analyses détaillées sur notre blog pour loueurs de véhicules.