Comment faire une facture de leasing de voiture ?

Découvrez comment faire une facture de leasing de voiture avec un exemple de facturation de leasing automobile et un logiciel pour facturer.

 

La facturation d’un leasing de véhicule suit des règles spécifiques qu’il est essentiel de maîtriser pour assurer une gestion fluide et conforme. Entre la structuration de la facture, la gestion de la fiscalité et la clôture du contrat, chaque étape doit être traitée avec rigueur. Que vous soyez loueur ou gestionnaire de flotte automobile, un bon logiciel de location de voiture peut grandement faciliter ces démarches. Voyons ensemble les points clés pour éditer et optimiser la facturation de vos contrats de leasing auto.

Comment fonctionne la facturation d’un leasing de voiture ?

La facturation d’un leasing de voiture repose sur un contrat précisant la durée, le montant des loyers et les conditions de paiement. Chaque mois ou trimestre, une facture est émise avec le détail du loyer, des éventuelles prestations annexes (assurance, entretien…) et de la TVA applicable. Selon le type de leasing (LOA ou LLD), les modalités peuvent varier, notamment en fin de contrat, avec une option d’achat pour la LOA. Ce fonctionnement de la facturation d’un leasing de véhicule s’applique aussi bien pour les voitures que les motos, berlines, SUV, utilitaires et camions. Une gestion rigoureuse et un logiciel adapté permettent d’automatiser ces processus et d’éviter les erreurs comptables, nous y reviendrons.

Exemple de facture de leasing de voiture

Un exemple de facture de leasing de voiture doit respecter certaines obligations légales et inclure des mentions précises. Voici les éléments clés que vous devez retrouver sur ce document :

• Informations du loueur et du locataire (nom, adresse, SIRET…)
• Numéro et date de la facture
• Références du contrat de leasing
• Détails du véhicule (marque, modèle, immatriculation, valeur résiduelle)
• Période de facturation et montant du loyer HT et TTC
• Détail des prestations annexes (assurance, entretien, assistance…)
• Montant et taux de TVA appliqué
• Conditions et modalités de paiement

Une facture de leasing de véhicule claire et conforme facilite non seulement la gestion comptable, mais aussi le suivi financier du contrat de leasing automobile. Elle est essentielle pour garantir la transparence entre le loueur et le locataire, notamment en cas de contrôle fiscal ou de litige. De plus, une facturation bien structurée permet d’assurer une meilleure traçabilité des paiements.

Comment facturer des frais supplémentaires d’un leasing de voiture ?

Pour facturer des frais supplémentaires d’un leasing de voiture, comme un dépassement de kilométrage, des réparations ou des prestations additionnelles, le loueur doit émettre une facture complémentaire conforme aux conditions du contrat. Celle-ci doit préciser la nature des frais, leur montant HT, la TVA applicable et le total TTC. Il est crucial de s’appuyer sur les clauses contractuelles pour justifier ces coûts et éviter toute contestation de la part du locataire.

Quelle est la fiscalité du leasing de voiture ?

La fiscalité du leasing de voiture repose sur plusieurs éléments clés, notamment la TVA, l’amortissement et la déduction des charges. En matière de TVA, les entreprises locataires peuvent, sous certaines conditions, récupérer la TVA sur les loyers versés, à condition que le véhicule soit utilisé exclusivement à des fins professionnelles comme pour les taxis ou les auto-écoles. Il est donc essentiel de bien structurer ses factures de leasing de voitures et de veiller à ce que la TVA soit correctement mentionnée pour éviter tout litige fiscal.

 

Concernant l’amortissement, le véhicule en leasing n’est pas inscrit à l’actif du locataire, mais les loyers versés constituent une charge d’exploitation déductible. Cependant, cette déduction peut être plafonnée pour certains types de véhicules, notamment ceux dont la valeur dépasse un certain seuil fixé par l’administration fiscale. De plus, certaines prestations annexes (entretien, assurance…) peuvent également être comptabilisées comme charges déductibles. Pour en savoir plus sur la réglementation du leasing auto, nous vous recommandons ce blog sur l’actualité de la location de voiture.

Que faire à la fin de la facturation de leasing de voiture ?

À la fin de la facturation de leasing de voiture, plusieurs options s’offrent au locataire en fonction des conditions définies dans le contrat initial. En location longue durée (LLD), le véhicule est restitué et une facture de régularisation peut être émise en cas de dépassement de kilométrage ou d’usure anormale. En location avec option d’achat (LOA), le locataire peut choisir d’acheter le véhicule en payant la valeur résiduelle prévue au contrat. Dans tous les cas, il est essentiel de clôturer correctement la facturation, d’émettre les derniers documents comptables et de s’assurer que toutes les obligations financières ont été remplies. Un logiciel de gestion peut notamment simplifier cette étape en automatisant la facturation et le suivi des contrats de leasing de voiture.

Comment choisir son logiciel de facturation de leasing de voiture ?

Choisir un logiciel de facturation de leasing de voiture est essentiel pour automatiser la gestion des contrats et assurer un suivi précis des paiements. Un bon outil doit permettre l’édition des contrats de location longue durée avec une cotation détaillée des loyers, incluant les prestations annexes et la prise en compte de la valeur résiduelle du véhicule en cas d’option d’achat. Il doit également intégrer la signature électronique pour sécuriser la validation des contrats et la gestion des règlements pour suivre les paiements des mensualités. Une solution comme le logiciel myrentcar offre ces fonctionnalités tout en garantissant une gestion fluide et conforme des dossiers de leasing.

 

Avec myrentcar, la facturation périodique est automatisée, évitant ainsi les oublis et les erreurs de saisie tout en étant électronique pour se conformer à la règlementation fiscale. Les factures électroniques peuvent être envoyées automatiquement par e-mail aux clients, et un portail dédié leur permet de télécharger leurs documents en PDF et de suivre l’évolution de leur contrat en toute autonomie. Le logiciel gère également la comptabilité du leasing auto, les impayés et les retards de paiement ainsi que les frais supplémentaires. Enfin, en cas d’option d’achat, myrentcar génère les documents nécessaires pour finaliser la transaction. Equipé aujourd’hui par plus de 500 sociétés de location de véhicules, le logiciel myrentcar est donc la solution parfaite pour les loueurs souhaitant facturer un leasing de voiture, optimiser leur gestion et améliorer l’expérience client.