Choisir son logiciel de gestion d’atelier est déterminant dans la performance et le développement d’une activité locative. Nos conseils.
Une gestion informatisée de votre atelier grâce à un logiciel de gestion d’atelier est sans conteste la meilleure approche pour contribuer à un pilotage efficace, une anticipation des besoins et une simplification du partage d’information. Afin de développer, faciliter et rentabiliser mon activité de location de véhicules ou matériels, il est important de faire le bon choix.
Les 5 fonctionnalités indispensables d’un système de gestion d’atelier
Choisir le système de gestion d’atelier adéquat, c’est avant tout faire le choix d’un outil avec des fonctionnalités qui répondent aux enjeux de mon activité. Voici donc 5 fonctionnalités clés que doit proposer tout bon logiciel de gestion d’atelier.
Le rendez-vous d’atelier : la prise de rendez-vous à l’atelier est le point d’entrée idéal qui permet d’une part d’effectuer une estimation des travaux sur un véhicule ou une machine et d’autre part de projeter les travaux sur un planning techniciens.
Gestion des ordres de réparation : l’ordre de réparation, également appelé bon d’entretien interne, doit pouvoir être édité à partir d’un devis, d’un rendez-vous atelier ou créé directement à la réception des travaux à effectuer via le système de gestion d’atelier.Il doit faire apparaître les techniciens affectés aux opérations et la durée des interventions.Afin d’optimiser la gestion d’atelier, il est nécessaire que l’ordre de réparation soit reporté sur le double planning OR -Technicien. Une fois l’entretien terminé, le bon pourra ainsi être clôturé pour enregistrer les opérations dans la fiche du véhicule / matériel et procéder à une éventuelle facturation.
Planning techniciens : l’outil de gestion d’atelier doit permettre d’alimenter une table de techniciens, de métiers et de nature de tâches grâce un planning intuitif et efficace. Ce planning des techniciens doit pouvoir être mis à jour par la création des ordres de réparation en affectant les techniciens en charge des travaux mais également en attribuant diverses tâches (repos, nettoyage, inventaire…).
Planification des ordres de réparation : le planning des ordres de réparation du logiciel de gestion d’atelier doit permettre d’afficher avec une vue simple ou détaillée les informations contenues dans un bon d’entretien (intitulé OR, référence véhicule / matériel, techniciens en charge des interventions). Il est préférable que le planning soit dynamique afin de permettre de modifier les interventions existantes ou d’en ajouter des nouvelles. Il pourra ainsi filtrer les OR uniquement ou tenir compte des rendez-vous prévus. Il en va de même pour les métiers.
Analyse de la performance : l’application de gestion d’atelier doit proposer de nombreux centres d’analyse entièrement paramétrables en vous donnant accès à des statistiques et des analyses détaillées sur l’ensemble de votre activité (extraction de listes de documents, d’articles, véhicules ou matériels, états d’inventaires, extractions clients, tableaux croisés dynamiques,…). Anticiper les besoins en fournitures et augmenter la réactivité grâce à la gestion des stocks et des approvisionnements d’un centre d’analyse complet est un exemple parmi tant d’autres.
L’informatisation de la gestion est aujourd’hui un enjeu majeur afin de développer la performance globale d’une entreprise. La simplification du partage d’informations et de l’accès à l’intégralité des données adéquates contribue à un précieux gain de temps. Voici pourquoi ces fonctionnalités clés sont nécessaires à tout bon logiciel de gestion d’atelier pour permettre de piloter efficacement mon activité.
Les outils annexes au logiciel de gestion d’atelier
Il existe aussi de nombreux outils annexes en parallèle d’un logiciel de gestion d’atelier qui peuvent tout autant contribuer à la croissance d’une agence de location. Le principal outil annexe qui complète à merveille un système de gestion d’atelier est un module de négoce et de gestion des stocks. Cet outil doit être compatible et pouvoir se synchroniser avec le logiciel de gestion d’atelier.
L’ensemble de ces outils informatiques doit vous permettre alors de jongler entre trois activités très complémentaires des métiers de la location : la distribution, la location et la réparation. Un logiciel de négoce et gestion des stocks vous permet donc une gestion complète de votre activité de négoce qui est, souvent, étroitement liée aux activités de location et d’entretien. La gestion des stocks, des achats et des fournisseurs est donc gérée au travers de ce module. L’outil annexe de négoce et stock doit également pouvoir être étendu à une activité de revente avec l’ensemble des étapes commerciales du devis jusqu’à la facturation.
Enfin, un logiciel de négoce et de gestion des stocks sera utile à l’ensemble de votre activité. D’une part en location où il est possible d’ajouter dans le contenu d’un devis / réservation / contrat un article vendu. D’autre part dans l’activité entretien et atelier où les utilisations de consommables, pièces détachées ou prestations font appel à la base d’articles. D’où l’importance d’un logiciel de négoce et de gestion des stocks compatible avec un système de gestion d’atelier.
L’éditeur du logiciel de gestion d’atelier
Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion d’atelier, vous faites aussi confiance à un éditeur. Ce dernier point n’est pas à négliger car ce dernier va vous accompagner dans l’utilisation et l’implémentation de l’outil. La qualité du support technique et la maintenance sont donc des éléments tout aussi importants que les fonctionnalités de l’outil.
Fort de 30 ans d’expérience et d’une équipe solide et compétente, hitechsoftware a développé un logiciel de gestion d’atelier compatible avec les solutions de gestion de la location myrentcar et harmony pour faciliter le quotidien des professionnels de la location. Cet outil intelligent optimise ainsi la planification et la réalisation de l’ensemble des travaux d’entretiens préventifs et de réparation d’un véhicule ou d’une machine en proposant l’intégralité des fonctionnalités évoquées ci-dessus. De plus, ce logiciel de gestion d’atelier est compatible avec notre module de négoce et de gestion des stocks. Que ce soit dans le cadre d’une valorisation d’activité ou d’une gestion purement interne, notre solution pour optimiser la gestion d’atelier enregistre toutes vos dépenses et refacture en conséquence. Nous faire confiance, c’est faire le choix d’un partenaire réactif et disponible aux solutions adaptées à vos exigences. N’attendez plus pour contacter notre équipe d’experts. Retrouvez plus d’informations sur notre système de gestion d’atelier ici.
