Exemple de devis de location de voiture

Vous êtes loueur de véhicule et recherchez un exemple de devis de location de voiture pour vos propositions commerciales ? Voici notre modèle !

Une société de location de voiture se doit d’être la plus précise possible lors de l’envoi de son offre commerciale. En effet, il est désormais obligatoire de préciser l’ensemble des modalités de facturation, et notamment celles liées au carburant, au sein d’un devis de location de voiture clair et précis. Pour ce faire, il existe des exemples et outils recommandés afin de créer un devis de location de véhicule. Quelle est la valeur juridique de ce devis ? Peut-il se substituer à un contrat ? Voyons ensemble la méthodologie à adopter et les recommandations de logiciel de gestion de location de véhicules !

Qu’est-ce qu’un devis de location de voiture sur Word ?

Un devis de location de voiture sur Word est une proposition commerciale pour louer un véhicule éditée sur le logiciel du même nom. La fonction première d’un devis dans la location de véhicule est d’informer sur le prix de la prestation de service liée à la location d’une voiture, scooter, utilitaire, camion ou tout autre type de véhicule. Cette prestation peut également s’accompagner de services complémentaires tels qu’un forfait de kilométrage ou carburant supplémentaire ainsi que d’une franchise vol, dommage ou autre. Le devis pour la location de voiture détaille ainsi l’ensemble des prix qui seront facturés au client pour le service. Il permet de s’assurer que le client et le loueur sont d’accord sur le prix avant le début de la location du véhicule.

Créer un devis de location de voiture est-il obligatoire ? 

Oui, depuis l’arrêté du 17 mars 2015, créer un devis de location de voiture est obligatoire. Les loueurs de voitures doivent ainsi fournir un devis précontractuel aux clients potentiels. Ce devis, qui doit être gratuit, doit être aisément accessible sur votre site internet, notamment sur les pages présentant les véhicules à louer. En agence, il doit également être disponible sous format papier pour garantir la transparence et respecter les exigences réglementaires.

À quoi sert la création d’un devis de location de voiture ?

La création d’un devis de location de voiture a avant tout une valeur juridique, toutefois différente pour le loueur et le client. En effet, pour le loueur de véhicule, générer un devis de location automobile a une valeur d’offre de contrat. Le loueur ne peut pas se rétracter quant aux délais, prix et autres informations mentionnées dans le devis. Du côté du client, le devis dans la location de véhicule l’engage à partir du moment où il le signe électroniquement ou avec la mention “bon pour accord”. Une fois le devis accepté, le client ne peut plus contester les prix pratiqués dans la location de véhicule ou les dates et délais établis. Un devis engage donc le gestionnaire du parc automobile et le client au même titre qu’un contrat.

Quelle différence entre un contrat et la création d’un devis de location de véhicule ?

Si la signature d’un devis a la même valeur d’engagement qu’un contrat, il existe une différence entre un contrat et la création d’un devis de location de véhicule. Le devis ne comporte que les informations essentielles de la location (prix à la journée, forfait carburant, assurance, etc.) mais ne rentre pas dans les détails quant aux modalités de la prestation. Créer un devis de location automobile a une valeur de contrat mais ne garantit pas la même sécurité juridique qu’un contrat. La signature d’un modèle de contrat de location de voiture a ainsi un caractère plus sécurisant juridiquement puisqu’il permet aux parties de couvrir tous les aspects de la location selon des modalités établies à l’avance. La facture de la location de véhicule, quant à elle, intervient à l’issue de la prestation. Il s’agit avant tout d’un document comptable tant pour le loueur que pour le client.

Exemple de création de devis de location automobile

Voici un modèle et un exemple de création de devis de location automobile avec les informations et mentions obligatoires à stipuler.

• Date et durée de validité du devis de location : le loueur peut donner un délai à son client pour accepter le devis. Si le client n’a pas signé le devis dans le délai imparti, le loueur de véhicule n’est plus engagé par les termes du devis.
• Statut et forme juridique de l’entreprise et numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation.
• Numéro individuel d’identification à la TVA le cas échéant.
• Nom et adresse du client.
• Date de début et durée de la location de véhicule.
• La typologie de véhicule loué.
• Décompte détaillé et description de chaque prestation en quantité et en prix unitaire (forfait kilométrage ou carburant, assurance, franchise vol ou dommage, etc.).
• Éventuels frais de la livraison du véhicule.
• Conditions de paiement et d’exécution de la prestation.
• Procédures de réclamation et conditions du service après-vente et de garantie.
• Somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables le cas échéant.

Avec l’ensemble de ces informations, vous pouvez créer un devis de location de véhicule clair et juridiquement valide. Il existe notamment plusieurs outils et systèmes afin de vous faire gagner du temps dans la création et le calcul d’un devis de location de voiture. De nombreux loueurs et flottes automobiles pilotent leur location et éditent leur devis à partir d’une solution adaptée. Comme eux, nous vous recommandons le téléchargement d’un logiciel de création de devis pour la location de voiture dans le but d’améliorer votre efficacité et votre gestion.

Comment choisir son logiciel de devis et facture de location de véhicule ?

Avec toutes les offres du marché, comment choisir son logiciel de devis et facture de location de véhicule ? Il existe différentes méthodes et systèmes pour faire un devis et il convient avant tout de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins et à votre manière de travailler. La méthode traditionnelle est d’éditer un devis de location de véhicule depuis les logiciels Word ou Excel. Cette méthode trouve ses limites, tant en matière de mise en page que de gestion. La seconde solution est de vous équiper d’un outil spécialisé : un générateur de devis de location de voiture. Référence du secteur et utilisé par de nombreuses PME et grands groupes tels que France Cars, DLM ou encore Tractafric, nous vous recommandons le logiciel myrentcar afin de générer un devis pour la location de voiture en PDF automatiquement et bien plus encore !

Le logiciel de devis pour la location de véhicule myrentcar permet le calcul et l’édition de vos devis mais également son envoi automatique par mail à votre client avec signature électronique. Face à d’autres solutions, le logiciel myrentcar est compatible avec l’appli d‘état des lieux de voiture myrentpad. Cette application permet d’effectuer vos états des lieux directement sur tablette tout en signalant le carburant et le kilométrage afin de facturer les éventuels forfaits complémentaires établis dans le devis. Myrentcar permet de générer un devis de location de véhicule automatiquement mais aussi d’éditer vos contrats et factures et de gérer l’ensemble de votre parc automobile (planning, entretien, maintenance, client, fournisseur, comptabilité, etc.). Si vous souhaitez en savoir plus sur le générateur de devis de location de véhicule en ligne myrentcar, nous vous recommandons le blog de hitech pour optimiser la location de voiture !