Comment gérer un parc automobile ? Que la gestion de flotte de voiture soit votre activité principale ou secondaire, voici dix conseils.
Savoir comment gérer une flotte automobile n’est pas une tâche des plus simples. En effet, de nombreux facteurs sont à prendre en compte afin d’éviter que votre parc auto devienne une source d’incertitudes et de coûts mal maîtrisés. C’est pourquoi, en complément de nos conseils pour optimiser la gestion de flotte automobile, nous vous présentons 10 points essentiels sur lesquels se pencher afin d’aborder sereinement cette mission et avoir toutes les compétences en main pour gérer un parc automobile.
Gestion de parc automobile, définition
La gestion de parc automobile, par définition, englobe toutes les pratiques et solutions mises en place pour administrer une flotte de véhicules, qu’il s’agisse de voitures de location, de véhicules d’entreprise ou de tout autre type de parc. Elle inclut la gestion des acquisitions, des contrats de location, de l’entretien, du suivi des coûts, des assurances et de la conformité réglementaire. L’objectif de la gestion de parc automobile est d’optimiser l’utilisation des véhicules, de maîtriser les dépenses et d’améliorer la rentabilité.
9 conseils pour la gestion de parc automobile d’une entreprise
Une bonne gestion de parc automobile d’une entreprise est un enjeu majeur pour les sociétés cherchant à réduire leurs coûts, améliorer la productivité et assurer la disponibilité de leurs véhicules. Une organisation efficace passe par l’adoption de bonnes pratiques et d’outils adaptés. Découvrez 9 conseils essentiels pour savoir comment gérer un parc automobile d’une entreprise avec performance et sérénité.
Procédure de gestion de parc automobile
Il est indispensable d’établir la politique générale et la procédure de gestion de parc automobile. Vous devez communiquer cette politique à toutes les personnes impliquées dans la gestion du parc automobile, y compris les conducteurs des véhicules. Prévoyez de revoir cette politique et ces procédures régulièrement comme par exemple chaque année.
Budget et coûts du parc automobile
La maîtrise du budget et des coûts du parc automobile est essentielle pour assurer la rentabilité et la pérennité de votre flotte. Une gestion efficace passe par l’identification précise de chaque poste de dépense, qu’il s’agisse des coûts d’acquisition, d’entretien, d’assurance, de carburant ou encore des frais liés aux sinistres et aux contraventions. Pour obtenir une vision claire et exhaustive, il est indispensable de mettre en place un système de suivi et de centralisation des données permettant d’analyser les tendances et d’anticiper les dépenses futures.
Calcul du nombre optimal de véhicules pour une flotte
Afin de bien comprendre la gestion du parc automobile, vous devez calculer le nombre optimal de véhicules pour une flotte. La distance maximale que les véhicules devraient parcourir doit également être déterminée. De plus, il est judicieux de se fixer un coût opérationnel maximum par véhicule. Etablissez une méthode de calcul vous permettant de connaître le nombre optimal de véhicule dans votre flotte auto. De nombreuses variables peuvent être prises en compte en fonction de votre politique de gestion (consommation, distance parcourue, maintenance, capacité des véhicules, fiscalité…).
Acquisition du parc automobile
Il est impératif de choisir le mode d’acquisition du parc automobile : achat, location, leasing ou bien une combinaison de plusieurs de ces financements. Si vous décidez d’acquérir des véhicules d’occasion, définissez un kilométrage ou un âge maximum. Choisissez également quel type d’énergie ou de carburant vous souhaitez utilisez pour votre parc : diesel, essence, hybride, électrique ou hydrogène. Etablissez quelle marque et quel modèle de véhicule vous souhaitez acquérir, avec quelles options et équipements. Un point à ne pas négliger est le choix de la politique d’assurance pour votre parc automobile. Là encore, de nombreux paramètres sont à prendre en considération en fonction de votre activité tels que le profil des utilisateurs ou encore la localisation. Il vous reste maintenant à définir votre fournisseur, il sera un partenaire déterminant pour la gestion de parc automobile en entreprise.
Maintenance du parc automobile
Il est essentiel de mettre en place un programme de maintenance du parc automobile afin de prévenir plutôt que guérir. Vous devez établir une liste de vos véhicules en définissant lesquels sont prioritaires pour les opérations de maintenance ou de réparation. Choisissez également si vous souhaitez utiliser des pièces d’origine ou alternatives pour le remplacement des consommables. Etablissez un programme de contrôle de la consommation de carburant de vos véhicules et définissez un système vous permettant de contrôler régulièrement les pneumatiques de vos voitures.
Etablissez également des procédures qui vous permettent de prévenir et de minimiser le nombre d’accidents de la route comme par exemple des visites médicales régulières des conducteurs, ou bien encore la vérification de la validité de leur permis de conduire. Choisissez d’internaliser ou d’externaliser les opérations de maintenance courantes en fonction de vos moyens et de votre budget. N’oubliez pas de définir des fournisseurs pour les pièces de rechange, les consommables et les opérations de réparation et de maintenance si ces dernières sont externalisées.
Revente du parc automobile
La revente du parc automobile est une étape stratégique qui permet d’optimiser le renouvellement des véhicules et de maîtriser les coûts. Pour maximiser la valeur de revente et éviter une décote excessive, il est essentiel de définir des critères précis, tels que le kilométrage maximal, l’ancienneté du véhicule ou une date fixe de renouvellement. Une fois ces paramètres établis, il convient de choisir un partenaire de rachat fiable, qu’il s’agisse d’un concessionnaire, d’un réseau d’enchères, d’une plateforme spécialisée ou même de votre fournisseur, qui peut proposer des options de reprise intéressantes. Ce choix dépendra de plusieurs facteurs, notamment de la taille de votre flotte, des conditions du marché de l’occasion et de votre stratégie de renouvellement.
Analyse de parc automobile
Nous vous recommandons de mettre en place une analyse de parc automobile régulière pour optimiser votre TCO (ensemble des coûts directs ou indirects liés au véhicule). Pour cela, établissez des rapports réguliers, mensuels ou trimestriels, afin d’analyser les indicateurs clés de performance (KPI). Parmi les variables prioritaires à surveiller figurent le taux d’utilisation des véhicules, les coûts d’entretien et de carburant, la consommation moyenne, ainsi que le nombre d’immobilisations imprévues.
Performance du parc automobile
Suivre la performance du parc automobile est essentiel. En identifiant les axes d’amélioration suite à l’analyse du parc auto, vous pourrez mettre en place des actions correctives, comme l’optimisation des tournées, la mise en place d’un programme de maintenance préventive ou encore l’adoption de véhicules plus économes. Pour en savoir plus sur tous les axes d’amélioration possibles, nous vous recommandons notamment ce blog sur la gestion de parc automobile.
Planning de gestion de parc automobile
Définissez et programmez un planning de gestion de parc automobile. Un planning bien structuré permet d’anticiper les besoins, d’optimiser l’utilisation des véhicules et de planifier les entretiens pour éviter les immobilisations imprévues. Grâce à un outil de gestion, vous pouvez automatiser la planification des réservations, des maintenances et des renouvellements de contrats, choisir une compagnie d’assurance en fonction du niveau de couverture souhaité, mettre en place un système de gestion des cartes essence et gérer automatiquement les contraventions.
Comment bien gérer son parc automobile grâce à un logiciel ?
Voici le point essentiel afin de comprendre comment bien gérer son parc automobile grâce à un logiciel. En effet, l’utilisation d’un logiciel dédié à la gestion de parc automobile est un outil non négligeable. Par exemple, un logiciel de gestion de parc auto est capable de collecter et de centraliser les informations dont vous avez besoin tout en les analysant grâce à l’intelligence artificielle. Le logiciel peut également s’intégrer à d’autres outils de gestion comme un logiciel de comptabilité, ou bien encore un outil de géolocalisation afin de suivre les performances de votre flotte en temps réel. Les possibilités sont infinies et le choix d’un logiciel pour la gestion du parc automobile d’une société n’est pas toujours simple face à la pléthore d’offres. C’est pourquoi hitechsoftware recommande aujourd’hui la solution de gestion de flotte automobile myrentcar qui présente l’ensemble de ces caractéristiques essentielles.
Equipé par plus de 500 entreprises, le logiciel myrentcar offre une solution complète pour optimiser la gestion de parc automobile en automatisant toutes les tâches essentielles : suivi en temps réel de la flotte, planification des entretiens et des contrôles techniques, gestion des contrats et des coûts, ainsi que la revente des véhicules. Grâce à ses tableaux de bord personnalisables et à ses alertes intelligentes, myrentcar permet aux gestionnaires de parc automobile d’anticiper les besoins, de réduire les immobilisations et d’optimiser la rentabilité de leur flotte auto. Intégrable aux systèmes existants, myrentcar facilite également la facturation, la gestion des sinistres, la conformité réglementaire et la réattribution automatique des PV. En appliquant ainsi chaque conseil de gestion de parc automobile, myrentcar améliore grandement la performance et le suivi de votre flotte.
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