Savoir comment gérer un parc automobile n’est pas une tâche des plus simples. Que la gestion de parc automobile soit votre activité principale ou secondaire, de nombreux facteurs sont à prendre en compte afin d’éviter que ce parc devienne une source d’incertitudes et de coûts mal maîtrisés. C’est pourquoi nous vous présentons 10 points essentiels sur lesquels vous devez vous pencher afin d’aborder sereinement cette mission et avoir toutes les compétences en main pour savoir comment gérer un parc automobile.
Comment gérer un parc automobile, les 9 premiers points
1 – La politique générale afin de savoir comment gérer un parc automobile
Définissez qui est chargé d’établir la politique générale et les procédures de votre parc automobile. Vous devez communiquer cette politique à toutes les personnes impliquées dans la gestion du parc automobile, y compris les utilisateurs des véhicules. Prévoyez de revoir cette politique et ces procédures régulièrement, annuellement par exemple.
2 – Budget et coûts du parc automobile
Etablissez et contrôlez le budget annuel alloué à votre parc automobile. Il est primordial que vous identifiez clairement tous les coûts engendrés par votre parc. Vous devez mettre en place un système de remontée et de centralisation de l’information afin de contrôler ces coûts.
3 – Calculez le nombre optimal de véhicules pour votre parc
Afin de savoir comment gérer un parc automobile, vous devez définir à quel(s) niveau(x) de votre activité votre parc va être utilisé. La distance maximale que les véhicules devraient parcourir doit également être déterminée. De plus, il est judicieux de se fixer un coût opérationnel maximum par véhicule. Etablissez une méthode de calcul qui vous permet de connaître le nombre optimal de véhicule dans votre parc. De nombreuses variables peuvent être prises en compte à plus ou moins forte raison en fonction de votre politique de gestion (consommation, distance parcourue, maintenance, capacité des véhicules, fiscalité…).
4 – Acquisition des véhicules
Dans un premier temps vous devez choisir le mode d’acquisition des véhicules : achat, location, leasing ou bien une combinaison de plusieurs de ces modes.
Si vous décidez d’acquérir des véhicules d’occasion, définissez un kilométrage ou un âge maximum. Choisissez également quel type d’énergie ou de carburant vous souhaitez utilisez pour votre parc : diesel, essence, hybride, électrique, hydrogène ou une combinaison de plusieurs de ces énergies. Etablissez quelle marque et quel modèle de véhicule vous souhaitez acquérir, avec quelles options et équipements.
Un point à ne pas négliger est le choix de la politique d’assurance pour votre parc automobile. Là encore, de nombreux paramètres sont à prendre en considération en fonction de votre activité tels que le profil des utilisateurs, la localisation et bien d’autres encore.
Il vous reste maintenant à définir votre fournisseur, il sera un partenaire déterminant pour la gestion de votre parc automobile.
5 – Fonctionnement des véhicules
Mettez en place un programme de maintenance de vos véhicules afin de prévenir plutôt que guérir. Vous devez établir une liste de vos véhicules en définissant lesquels sont prioritaires pour les opérations de maintenance ou de réparation. Choisissez également si vous souhaitez utiliser des pièces d’origines ou alternatives pour le remplacement des consommables. Etablissez un programme de contrôle de la consommation de carburant de vos véhicules. Définissez un système qui vous permet de contrôler régulièrement les pneumatiques de vos véhicules. Etablissez des procédures qui vous permettent de prévenir et de minimiser le nombre d’accidents de la route comme des visites médicales régulières des utilisateurs par exemple ou encore la vérification de la validité de leur permis de conduire.
Choisissez d’internaliser ou d’externaliser les opérations de maintenance courantes en fonction de vos moyens et de votre budget.
Définissez des fournisseurs pour les pièces de rechange, les consommables et les opérations de réparation et de maintenance si ces dernières sont externalisées.
6 – Revente des véhicules
Etablissez en fonction de quel critère votre véhicule sera revendu ou remplacé : kilométrage, âge, date ou le premier critère qui se présente parmi ces derniers. Choisissez un partenaire qui rachètera vos véhicules, souvent votre fournisseur sera à même de vous proposer des options de rachat. Ce choix dépendra de nombreux critères, notamment de la taille de votre parc.
7 – Système de collecte d’informations
Définissez quelles données vous souhaitez collecter à propos de votre parc automobile. Etablissez des indicateurs pertinents en fonction des activités (maintenance, utilisation, accident…). Choisissez une fréquence à laquelle ces informations et ces indicateurs doivent être analysés en vue d’établir un rapport de gestion de parc automobile.
8 – Mesurez la performance de votre parc automobile
Etablissez la fréquence de parution d’un rapport sur la performance de votre parc. Définissez les variables sur lesquelles il faut agir en priorité afin d’augmenter la qualité de service de votre parc et réduire les coûts qu’il engendre.
9 – Gestion des services annexes
Choisissez une compagnie d’assurance en fonction du niveau de couverture souhaité. Définissez et programmez un planning de maintenance technique pour vos véhicules. Mettez en place un système de gestion des cartes essence. Etablissez un système de gestion pour les contraventions.
Le 10ème point, ou comment gérer un parc automobile efficacement grâce aux solutions informatiques
10 – Voici le 10ème et dernier point essentiel afin de comprendre comment gérer un parc automobile de manière optimale. L’utilisation d’une solution logicielle dédiée à la gestion de parc automobile est un outil non négligeable. Un logiciel dédié à la gestion de parc auto est capable de collecter les informations dont vous avez besoin. Il est capable de les centraliser et les analyser. Il peut éventuellement les exporter vers les autres outils de gestion que vous utilisez (logiciel de comptabilité par exemple).
Le choix d’un outil adapté n’est pas toujours simple. C’est pourquoi hitechsoftware recommande la solution de gestion de flotte automobile myrentcar qui présente l’ensemble de ces caractéristiques essentielles. Cet outil participe grandement à optimiser le suivi et développer votre activité. Retrouvez plus d’informations sur le logiciel de gestion de parc automobile myrentcar ici.
