Il est toujours délicat de choisir le logiciel de location de voiture sur lequel on va s’appuyer pour gérer une majeure partie de notre activité, si ce n’est sa totalité. Afin de vous aider à faire le bon choix, nous avons décomposé le choix du logiciel location de voiture en 3 axes de réflexion.
Les 7 fonctionnalités indispensables d’un logiciel de location de voiture
Choisir le logiciel de location de voiture adéquat, c’est avant tout faire le choix d’un outil qui propose les fonctionnalités qu’exige mon activité. Voici donc 7 fonctionnalités clés que doit proposer tout bon logiciel de location de véhicule.
Activité Courte Durée : Gestion du cycle de vente complet, du devis à la facturation en passant par la réservation et le contrat. Le logiciel doit proposer un planning clair et simple à utiliser qui vous permette d’utiliser au mieux votre parc de véhicules.
Activité Longue Durée : Un logiciel de location de voiture complet doit être en capacité de vous proposer des outils de gestion spécifiques à l’activité de la location longue durée (voir 2 – Produits annexes)
Achats / Vente : Les fonctionnalités liées aux achats doivent vous offrir la possibilité de chiffrer les entretiens de réparation et de maintenance pour vos véhicules. Vous pourrez ainsi tenir à jour un historique des dépenses et des recettes liées à un véhicule, ce qui vous permet de connaître précisément la rentabilité de votre flotte. Vous devez également pouvoir être en mesure de facturer des ventes diverses à vos clients tels que des nettoyages ou des consommables. Un logiciel peut aussi vous permettre d’informatiser le processus de vente de vos véhicules d’occasion.
Gestion de parc : Le logiciel de location de voiture doit être en mesure de gérer la sinistralité ainsi que les assurances. Vous devez également pouvoir saisir des mouvements improductifs tels que des transferts vers d’autres agences ou lieu de livraison ainsi que des immobilisations pour entretien. Un logiciel efficace vous permet de planifier des alertes sur échéances (kilométriques ou date) afin de réaliser l’entretien de vos véhicules. Selon sa nature, une alerte active doit pouvoir être bloquante ou non pour l’utilisation du véhicule.
Aide à la décision : Tout bon logiciel de location de véhicule offre des statistiques et des analyses détaillées sur votre activité. L’exploitation de ces données doit vous permettre de prendre les décisions les plus profitables à votre société.
Comptabilité : Le logiciel doit permettre un export des écritures comptables vers votre outil de comptabilité. Certains logiciels pour location de voitures proposent également une comptabilité intégrée, ce qui vous évite d’avoir à utiliser un autre logiciel pour la comptabilité.
Paramétrage et personnalisation : Chaque utilisateur est différent, de par ses habitudes ou ses fonctions au sein de la société. C’est pourquoi le logiciel de location de voiture doit non seulement s’adapter à la société qui l’utilise, ses modes de fonctionnements et son identité mais aussi à chacun de ses utilisateurs. Certains logiciels comme myrentcar proposent des paramétrages et des personnalisations qui permettent à chaque utilisateur de travailler avec un outil qui correspond à ses attentes. Que vous soyez Directeur général d’une société, Agent de comptoir ou encore Comptable, vous n’aurez certainement pas la même utilisation du logiciel. Il est donc logique que ce dernier puisse s’adapter à votre profil.
Les produits annexes au logiciel de location de voiture
En plus des fonctionnalités proposées par le logiciel de location de voiture, il est intéressant d’avoir la possibilité d’utiliser des solutions annexes à ce dernier afin d’avoir accès à de nouveaux services.
Voici les produits annexes vous permettant des évolutions ingénieuses de votre système informatique.
Etats des lieux sur tablette : Une application d’états des lieux sur tablette vous permet de gagner du temps lors des vérifications de départ et de retour de vos véhicules. L’utilisation d’une telle application réduit grandement la fréquence des litiges que peuvent engendrer les états des lieux. L’inspection des véhicules avec ce genre d’application vous permet de gagner du temps et d’avoir un meilleur suivi de l’information.
Web Services : Le logiciel de location de voiture doit vous pouvoir se synchroniser avec votre système de réservation en ligne. Aujourd’hui, plus de 30% des réservations pour la location de voiture se font par le biais d’internet. Un module de réservation en ligne doit permettre à votre logiciel de mettre à disposition des internautes des informations clés telles que les disponibilités de vos véhicules en fonction des dates, de la catégorie de véhicule, ou encore de l’agence de départ souhaitée. La création d’un espace web client synchronisé avec votre logiciel de location de voiture est également un atout majeur pour vos clients en location longue durée. Ils peuvent ainsi consulter la liste de leurs véhicules nécessitant un entretien, ceux soumis à la taxe sur les véhicules de société ou encore la liste des factures d’entretiens sur une période donnée.
Automatisation des contraventions : La gestion automatisée des PV vous permet un gain de temps indéniable. Lorsqu’un véhicule de votre parc est soumis à une contravention, vous ne recevez plus de PV à votre agence : le logiciel récupère automatiquement le PV et le rapproche au contrat correspondant à la date, l’heure et l’immatriculation du véhicule qui a commis l’infraction. Le module de gestion des PV vous propose ensuite le détail du conducteur et du client à l’origine de la contravention, ainsi vous n’avez plus qu’à dénoncer le tiers. Ces informations sont ensuite transmises directement à l’administration via un flux informatique.
Module SMS : Le logiciel pour location de voiture peut proposer une synchronisation avec un outil d’envoi automatisé de SMS. Vous pouvez par exemple choisir de rappeler à chacun de vos clients les modalités de leur réservation, 24h avant la date de récupération du véhicule grâce à l’envoi automatisé d’un SMS sur leur numéro de portable. Vous pouvez également paramétrer des SMS de fidélisation ou de conquête à partir des historiques de location. Par exemple vous pouvez choisir d’envoyer un SMS à tous vos clients qui ont loué un minibus l’été dernier afin de leur proposer une réduction sur vos nouveaux modèles de minibus. Les possibilités sont infinies !
CRM dédié : L’utilisation d’un CRM qui se synchronise avec votre logiciel de location de voiture vous permet d’avoir un suivi précis de l’activité (alertes sur inactivité ou baisse de CA) de vos clients et prospects ainsi que de vos échanges avec ces derniers. Vous avez donc toutes les cartes en main pour effectuer des opérations de prospection, de relance ou organiser des campagnes marketing.
Pour les métiers de la location longue durée, il existe des outils spécifiques à cette activité tels que la gestion de la cotation qui tient compte du financement, du couple durée/km, des coûts d’entretiens et de la valeur résiduelle du véhicule. Parmi ces outils peuvent être intégrés la gestion des dossiers de financements des véhicules ainsi que le processus de commande des véhicules en amont.
L’éditeur du logiciel de location de véhicule
Lorsque vous choisissez un logiciel de location de véhicule, vous faites également confiance à un éditeur. Ce n’est certainement pas un point à négliger car c’est ce dernier qui va vous accompagner tout au long de l’implémentation et de l’utilisation de votre outil.
Intéressez-vous à la manière avec laquelle l’éditeur va vous assurer le support technique et la maintenance. Allez-vous avoir un interlocuteur privilégié au sein de la société ? Lorsque vous aurez une question ou rencontrerez un problème avec le logiciel de location de véhicule, par quel moyen pourrez-vous les contacter ? Pouvoir échanger directement au téléphone avec un interlocuteur que vous connaissez et qui connait votre activité est un formidable avantage. Devoir patienter des heures sur un standard automatique avant de tomber une personne avec qui vous échangez pour la première (et la dernière ?) fois est, au contraire, un handicap dans votre activité de tous les jours.
Les prestations inclues dans le contrat de maintenance doivent être claires.
Chez hitechsoftware, vous pouvez compter sur nos 30 ans d’expérience et sur la forte stabilité de nos équipes afin d’avoir accès à un suivi et une qualité de service optimale. Un de nos chefs de projet vous accompagnera dès l’installation et le paramétrage du logiciel de location de véhicule myrentcar. Lorsque vous avez une question ou un souci avec l’utilisation de notre solution, vous pouvez directement appeler votre chef de projet. Qui de mieux placé qu’une personne qui connait votre activité et votre métier pour vous conseiller ?
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