Comment choisir son logiciel de location de voiture ?

Découvrez les fonctionnalités clés pour choisir son logiciel de location de voiture et optimiser la gestion de flotte de véhicule.

Il est toujours délicat de choisir le logiciel de location de voiture sur lequel on va s’appuyer pour gérer une majeure partie de notre activité, si ce n’est sa totalité. Afin de vous aider à faire le bon choix, nous avons décomposé le choix du logiciel location de voiture en 3 axes de réflexion.

Les 7 fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion de location de voiture

Voici les 7 fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion de location de voiture pour répondre aux exigences de votre activité et garantir votre croissance.

• Activité Courte Durée : Gestion du cycle de vente complet, du devis à la facturation en passant par la réservation et le contrat. Le logiciel doit proposer un planning clair et simple à utiliser qui vous permette d’utiliser au mieux votre parc de véhicules.
• Activité Longue Durée : Un logiciel de location de voiture complet doit être en capacité de gérer le leasing de voiture et vous proposer des outils de gestion spécifiques à l’activité de la location longue durée.
• Achats / Vente : Les fonctionnalités liées aux achats doivent vous offrir la possibilité de chiffrer les entretiens de réparation et de maintenance pour vos véhicules. Vous pourrez ainsi tenir à jour un historique des dépenses et des recettes liées à un véhicule, ce qui vous permet de connaître précisément la rentabilité de votre flotte auto. Vous devez également pouvoir être en mesure de facturer des ventes diverses à vos clients tels que des nettoyages ou des consommables. Un logiciel peut aussi vous permettre d’informatiser le processus de vente de vos véhicules d’occasion.
• Gestion de parc automobile : Le logiciel de location de voiture doit être en mesure d’optimiser la gestion de flotte automobile, de gérer la sinistralité ainsi que les assurances. Vous devez également pouvoir saisir des mouvements improductifs tels que des transferts vers d’autres agences ou lieu de livraison ainsi que des immobilisations pour entretien. Un logiciel efficace vous permet de planifier des alertes sur échéances (kilométriques ou date) afin de réaliser l’entretien de vos véhicules. Selon sa nature, une alerte active doit pouvoir être bloquante ou non pour l’utilisation du véhicule.
• Aide à la décision : Tout bon logiciel de location de véhicule offre des statistiques et des analyses détaillées sur votre activité. L’exploitation de ces données doit vous permettre de prendre les décisions les plus profitables à votre société.
• Comptabilité : Le logiciel doit permettre un export des écritures comptables vers votre outil de comptabilité. Certains logiciels pour location de voitures proposent également une comptabilité intégrée, ce qui vous évite d’avoir à utiliser un autre logiciel pour la comptabilité.
• Paramétrage et personnalisation : Chaque utilisateur est différent, de par ses habitudes ou ses fonctions au sein de la société. C’est pourquoi le logiciel de location de voiture doit non seulement s’adapter à la société qui l’utilise, ses modes de fonctionnement et son identité mais aussi à chacun de ses utilisateurs. Certains logiciels comme myrentcar proposent des paramétrages et des personnalisations qui permettent à chaque utilisateur de travailler avec un outil correspondant à ses attentes. Que vous soyez Directeur général d’une société, Agent de comptoir ou encore Comptable, vous n’aurez certainement pas la même utilisation du logiciel. Il est donc logique que ce dernier puisse s’adapter à votre profil.

Quels sont les outils du logiciel de location de voiture ?

En plus des fonctionnalités, il est intéressant d’utiliser des outils du logiciel de location de voiture afin d’avoir accès à de nouveaux services annexes. Voici les produits annexes vous permettant des évolutions ingénieuses de votre système informatique.

• Etats des lieux sur tablette et téléphone : Une application d’états des lieux sur smartphone vous permet de gagner du temps lors des vérifications de départ et de retour de vos véhicules. L’utilisation d’une telle application réduit grandement la fréquence des litiges que peuvent engendrer les états des lieux. L’inspection des véhicules avec ce type d’application vous permet de gagner du temps et d’avoir un meilleur suivi de l’information.
• API : Le logiciel de location de voiture doit vous pouvoir se synchroniser avec votre système de réservation en ligne. Aujourd’hui, plus de 30% des réservations pour la location de voiture se font par le biais d’internet. Un module de réservation en ligne doit permettre à votre logiciel de mettre à disposition des internautes des informations clés telles que les disponibilités de vos véhicules en fonction des dates, de la catégorie de véhicule, ou encore de l’agence de départ souhaitée. La création d’un espace web client synchronisé avec votre logiciel de location de voitures est également un atout majeur pour vos clients en location longue durée. Ils peuvent ainsi consulter la liste de leurs véhicules nécessitant un entretien, ceux soumis à la taxe sur les véhicules de société ou encore la liste des factures d’entretien sur une période donnée.
• Automatisation des contraventions : La gestion automatisée des PV vous permet un gain de temps indéniable. Lorsqu’un véhicule de votre parc est soumis à une contravention, vous ne recevez plus de PV à votre agence. En effet, le logiciel récupère automatiquement le PV et le rapproche au contrat correspondant à la date, l’heure et l’immatriculation du véhicule qui a commis l’infraction. Le module de gestion des PV vous propose ensuite le détail du conducteur et du client à l’origine de la contravention, ainsi vous n’avez plus qu’à dénoncer le tiers. Ces informations sont ensuite transmises directement à l’administration via un flux informatique.
• Module SMS : Le logiciel pour location de voiture peut proposer une synchronisation avec un outil d’envoi automatisé de SMS. Vous pouvez par exemple choisir de rappeler à chacun de vos clients les modalités de leur réservation, 24h avant la date de récupération du véhicule grâce à l’envoi automatisé d’un SMS sur leur numéro de portable. Vous pouvez également paramétrer des SMS de fidélisation ou de conquête à partir des historiques de location. Par exemple vous pouvez choisir d’envoyer un SMS à tous vos clients qui ont loué un van l’été dernier afin de leur proposer une réduction sur vos nouveaux modèles de van. Les possibilités sont infinies !
• CRM dédié : L’utilisation d’un CRM qui se synchronise avec votre logiciel de location de voiture vous permet d’avoir un suivi précis de l’activité (alertes sur inactivité ou baisse de CA) de vos clients et prospects ainsi que de vos échanges avec ces derniers. Vous avez donc toutes les cartes en main pour effectuer des opérations de prospection, automatiser des relances ou organiser des campagnes marketing.
• Cotation de loyer : Pour les métiers de la location longue durée, il existe des outils spécifiques à cette activité tels que la gestion de la cotation qui calcule une mensualité précise en tenant compte du financement, du couple durée/km, des coûts d’entretien et de la valeur résiduelle du véhicule. Parmi ces outils, vous pouvez également intégrer la gestion des dossiers de financements des véhicules ainsi que le processus de commande des véhicules en amont.

Comment choisir son éditeur de logiciel de location de voiture ?

Lorsque vous choisissez un outil informatique pour votre activité, vous faites également confiance à un éditeur de logiciel de location de voiture. Ce n’est certainement pas un point à négliger car c’est ce dernier qui va vous accompagner tout au long de l’implémentation et de l’utilisation de votre ERP. Son expertise et sa réactivité seront essentielles pour assurer une intégration fluide à votre système informatique et un support efficace en cas de besoin. Un partenaire technologique fiable vous permettra d’optimiser vos processus et de garantir la pérennité de votre activité. Il est donc crucial de choisir une solution de gestion éprouvée et développée par un éditeur reconnu pour son engagement et son innovation.

Intéressez-vous à la manière avec laquelle l’éditeur va assurer le support technique et la maintenance. Allez-vous avoir un interlocuteur privilégié au sein de la société ? Lorsque vous aurez une question ou rencontrerez un problème avec le logiciel de location de véhicule, par quel moyen pourrez-vous les contacter ? Pouvoir échanger directement au téléphone avec un interlocuteur que vous connaissez et qui connait votre activité est un formidable avantage. Devoir patienter des heures sur un standard automatique avant de tomber une personne avec qui vous échangez pour la première (et la dernière ?) fois est, au contraire, un handicap dans votre activité de tous les jours. Les prestations incluses dans le contrat de maintenance doivent donc être claires.

Chez hitechsoftware, vous pouvez compter sur nos 35 ans d’expérience et sur la forte stabilité de nos équipes afin d’avoir accès à un suivi et une qualité de service optimale. Un de nos chefs de projet vous accompagnera dès l’installation et le paramétrage de notre logiciel de location de voiture myrentcar. Lorsque vous avez une question ou un souci avec l’utilisation de notre solution, vous pouvez directement appeler votre chef de projet. Qui de mieux placé qu’une personne qui connait votre activité et votre métier pour vous conseiller ? Nous faire confiance, c’est faire le choix d’un partenaire expert dans votre domaine d’activité et qui vous garantit réactivité et disponibilité. Pour en savoir plus sur les nombreuses possibilités offertes par le logiciel myrentcar, consultez notre blog sur la location de voiture.