Logiciel de location de voiture et loi finance, êtes-vous en règle ?

Logiciel de location de voiture et loi finance : assurez la conformité de votre activité avec les obligations légales en vigueur.

Depuis le 1^er janvier 2018, votre logiciel de location de voiture doit être certifié et sécurisé s’il fait office de logiciel de comptabilité ou de caisse. Toutes les personnes assujetties à la TVA ont pour obligation d’utiliser un logiciel adéquat afin d’enregistrer les règlements. De plus, les contrevenants s’exposent à une amende de 7500€ assortie d’une obligation de régulariser la situation dans les 60 jours. Passage en revue des conseils de l’éditeur de logiciel de location de véhicule hitech pour être en règle.

Comment savoir si mon logiciel de location de voiture est conforme ?

Un logiciel de location de voiture conforme doit intégrer des fonctionnalités de comptabilité ou de gestion des règlements répondant à 4 conditions afin de pouvoir être certifié :

• Inaltérabilité : Le logiciel doit enregistrer toutes les données relatives aux règlements et les rendre inaltérables. Si par exemple, vous souhaitez modifier une facture, il ne doit pas être possible de modifier la facture directement, vous aurez l’obligation de créer une nouvelle opération (avoir ou facturation).
• Sécurisation : Le logiciel doit sécuriser les données d’origine. Tout procédé technique fiable peut être utilisé afin de garantir la restitution des données dans leur état d’origine.
• Conservation : le logiciel qui enregistre les données doit prévoir une clôture au minimum annuelle, ou par exercice si ce dernier n’est pas calqué sur l’année civile. Ces données de règlements doivent être conservées pendant un délai de six ans car elles servent à l’établissement de la comptabilité de la société.
• Archivage : Le logiciel de location de véhicule doit permettre d’archiver les données enregistrées en garantissant leur intégrité dans le temps. Ces données doivent être accessibles aisément par l’administration en cas de contrôle.

Si votre logiciel de location de voiture ne répond pas à ces 4 conditions et qu’il n’est pas certifié, votre entreprise doit alors s’équiper d’un logiciel de comptabilité certifié pour vos locations de véhicules, qu’il s’agisse de vélos, voitures, utilitaires ou camions.

Comment certifier un logiciel de location de voiture ?

Pour certifier un logiciel de location de voiture, il doit répondre aux exigences de la loi finance et obtenir une attestation de conformité. L’éditeur qui a développé votre logiciel de location de véhicule doit être en mesure de vous remettre une attestation certifiant que le logiciel est conforme à la nouvelle règlementation. Cette attestation de conformité peut être délivrée par l’éditeur lui-même ou par un organisme accrédité. Rassurez-vous, tous les logiciels de gestion de la location de véhicule édités par hitech sont certifiables et sécurisés. Ils répondent ainsi aux normes établies par la loi finance. Les utilisateurs de la solution de location de voitures myrentcar n’ont donc pas de soucis à se faire !

Myrentcar est un logiciel complet pour gérer efficacement votre société de location de voiture tout en garantissant la conformité avec la loi finance. Son planning intuitif permet d’optimiser la gestion des réservations, tandis que la facturation automatisée et les outils de comptabilité assurent un suivi précis et sécurisé des transactions. La gestion des règlements et des cautions est simplifiée grâce à ses nombreuses fonctionnalités, et le module de gestion de flotte automobile garantit un contrôle optimal de l’entretien et de la conformité des véhicules. Pour en savoir plus sur myrentcar et la règlementation dans la location, vous retrouverez toutes les informations sur le blog de hitech.