Bien gérer la comptabilité de location de véhicule : plan comptable, compte client et amortissement pour optimiser chaque voiture louée !
Une agence de location ou un gestionnaire de flotte automobile doit consacrer un traitement comptable particulier pour les besoins de son activité locative. La gestion de la comptabilité d’une location de voiture est en effet extrêmement importante dans le bon développement d’une entreprise de ce secteur. Nous vous livrons donc ici les principaux conseils et les règles à respecter pour bien gérer la comptabilité d’une location automobile, avec ou sans logiciel de gestion de véhicules de location.
Comment faire le plan comptable d’une location de véhicule ?
Le plan comptable d’une location de véhicule se divise en plusieurs opérations de comptabilité. Premièrement, comptabilisez les loyers et les redevances versés. Dans le cadre d’une location financière simple, c’est-à-dire sans option d’achat, débitez le compte “location mobilière” (compte 6135 du plan comptable) pour créditer le compte “fournisseur” (compte 401).
Dans le cadre d’un traitement comptable d’une location de voiture disposant d’un crédit-bail, la racine du compte diffère. Il est alors nécessaire de comptabiliser la redevance en débitant le compte “crédit-bail mobilier” (compte 6122) pour créditer le compte “fournisseur” (compte 401). Il est également conseillé de fournir à vos clients disposant d’un crédit-bail des renseignements précis en matière d’engagement pris (redevances payées, échéances, valeur résiduelle, …).
Certaines autres opérations sont nécessaires pour comptabiliser une location de véhicule. Ainsi, afin de comptabiliser les frais de carburant, le compte « fournitures non stockables” (compte 60611) doit être débité. Les frais d’entretien et de réparation sont comptabilisés au débit du compte “entretiens et réparations sur biens mobiliers” (compte 6155). Les indemnités forfaitaires et kilométriques et les frais de stationnement et de péage sont débités au compte “voyages et déplacements” (compte 6251).
La quittance d’assurance doit être débitée au compte “primes d’assurances” (compte 616) et la majorité des amendes et contraventions doivent, elles, être débitées au compte “pénalités, amendes fiscales et pénales” (compte 6712). Enfin, lorsque l’échéance est payée, débitez le compte “fournisseur” (compte 401) pour créditer le compte “banque” (compte 512). Ce sont les bases de la comptabilité d’une société de location de voiture.
Compta de location de voiture, comment comptabiliser la levée d’option d’achat ?
Lorsque le client souhaite lever l’option d’achat du contrat de location avec LOA, comment comptabiliser la levée d’option d’achat d’un véhicule dans votre compta de location de voiture ? Une fois cette option levée, l’utilisateur devient propriétaire du véhicule pour une valeur fixée contractuellement en amont. Cela s’appelle la valeur résiduelle.
La comptabilité d’une acquisition de véhicule s’effectue alors très simplement. Débitez le compte “matériel de transport” (compte 2182) pour créditer le compte “fournisseurs d’immobilisations” (compte 404). Dès le règlement de la facture, débitez ensuite le compte “fournisseurs” (compte 404) pour créditer le compte “banque” (compte 512).
Enfin, l’entreprise propriétaire doit pour conclure estimer la durée réelle d’utilisation du bien pour procéder à un amortissement du véhicule. Dans ce but, débitez le compte “dotations aux amortissements et aux provisions sur immobilisations corporelles” (compte 68112) pour créditer le compte “amortissement du matériel de transport” (compte 28182). Ces opérations comptables sont essentielles pour la bonne gestion de la comptabilité d’une location de voiture.
Quelles sont les règles de la comptabilité de location de voiture ?
Plusieurs règles et critères législatifs et administratifs sont à respecter dans la gestion de la comptabilité de location de voiture. Premièrement, il est recommandé de connaître les limites fiscales de la déduction des loyers des véhicules. En effet, l’administration fiscale impose dans certains cas une déduction des charges spécifiques aux véhicules dans la comptabilité d’une location automobile (réintégration des loyers excédentaires). Les entreprises dont la voiture est nécessaire à leur activité en sont cependant exemptées et les véhicules doivent faire l’objet d’un crédit-bail ou d’une location de plus de trois mois (ou moins si contrat renouvelable). Renseignez-vous sur votre éligibilité.
Le loueur de voiture doit également calculer la réintégration des loyers du véhicule ou des redevances à l’entreprise propriétaire. Cette réintégration des loyers automobile correspond à l’amortissement pratiqué par le bailleur afférent à la fraction excédentaire du prix d’acquisition du véhicule augmenté de la TVA correspondante. Les loyers excédentaires faisant l’objet d’une réintégration doivent être mentionnés. Ce sont les principales contraintes à respecter et connaître pour comptabiliser une location de voiture efficacement et valoriser votre société.
Comment optimiser la compta de location de véhicule ?
Il existe une astuce clé pour vous aider à optimiser la gestion de la compta de location de véhicule. En effet, le principal conseil que vous recommandera tout bon loueur et gestionnaire de parc automobile est l’utilisation d’un logiciel de comptabilité de location de véhicule. La mise en place de ce type d’outil de gestion dans le système informatique de votre entreprise vous aidera ainsi grandement à simplifier, automatiser et optimiser la compatibilité d’une location automobile. Fort heureusement, il existe un outil complet qui accompagne plus de 6 000 loueurs : la solution de location de véhicule myrentcar.
Pourquoi utiliser un logiciel de location de véhicule et comptabilité ?
La web solution myrentcar est la référence en tant que logiciel de location de véhicule et comptabilité. Myrentcar permet en effet de centraliser et synchroniser l’ensemble des informations de votre activité locative pour l’optimiser et réaliser des gains de temps et d’efficacité conséquents. Le logiciel de comptabilité de voiture myrentcar est une solution cloud accessible sur ordinateur, tablette et smartphone qui assure la gestion de l’intégralité des cycles de location de tous types de véhicule (voiture de tourisme, utilitaire, SUV, berline, moto, scooter, camion, vélo, trottinette, bateau, …) en courte durée, moyenne ou longue durée. Grâce au logiciel de location de véhicule myrentcar, il n’a ainsi jamais été aussi simple de créer des réservations via un planning intuitif et d’éditer le devis, le contrat et le modèle de facture de location de voiture correspondant. La solution est de plus compatible avec l’application d’état des lieux de voiture myrentpad.
Développée par hitechsoftware, la solution de comptabilité de location de véhicule myrentcar intègre une gestion complète de la location de voiture et sa compta en respectant les normes et lois en vigueur grâce à des mises à jour constantes. L’ERP myrentcar assure également un export comptable intégral, la comptabilité étant interfaçable et compatible avec de nombreux logiciels, progiciels et applications de comptabilité de location de voiture. Vous souhaitez vous aussi faciliter la comptabilité de location de véhicule afin de valoriser, optimiser et rentabiliser votre entreprise de location de voiture ? Obtenez plus d’informations et une démonstration du logiciel de gestion de comptabilité de location automobile myrentcar sur notre blog pour agence de location de voiture.
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