Exemple de facture de location de voiture

Découvrez un exemple de facture de location de voiture avec un modèle clair pour mieux facturer la location de véhicule en toute simplicité.

La gestion de la facturation d’une location de voiture est essentielle pour une agence de location automobile dans le cadre de ses échanges avec ses clients. La facture permet avant tout de matérialiser la transaction financière liée à la location et constitue une pièce justificative en comptabilité et en fiscalité. Vous retrouverez dans cet article les éléments clés pour comprendre la législation et l’organisation qui entourent la facturation dans la location, ainsi que nos conseils pour optimiser la facturation de la location de véhicule grâce à un logiciel de gestion de location de voiture.

Qu’est-ce qu’un modèle de facture de location de voiture ?

Un modèle de facture de location de voiture est un document préformaté qui permet de facturer facilement une prestation de location à un client. Il regroupe toutes les informations essentielles : données du loueur et du client, détails du véhicule, durée de location, tarifs appliqués et montant total à payer. Une facture de location de voiture est encadré par la loi et comprends plusieurs règles. En effet, les critères de facturation de la location de véhicule comprennent :

• L’obligation de facturation de la location
• L’accessibilité de la facture
• L’utilisation d’un logiciel de facturation
• L’indication des mentions obligatoires sur les factures
• La conservation des factures de location de voiture

Le modèle de facturation est obligatoire dans la location de véhicule, que ce soit pour la facturation après une location de voiture de tourisme, d’utilitaire, de van, de camion, de moto ou encore de scooter, en location courte, moyenne ou longue durée.

Il est possible de sous-traiter votre modèle de facture de location de véhicule à une personne tierce qui peut ensuite les établir en votre nom et pour votre compte. La date à laquelle la facture de la location doit être établie intervient une fois la prestation de location achevée car il n’est pas rare d’avoir du carburant, du kilométrage ou des jours supplémentaires à facturer au client. La facture doit être éditée en deux exemplaires : un exemplaire de facture remis au client et un second à conserver pour l’entreprise de location de véhicule.

Comment enregistrer une facture de location de véhicule ?

Voici comment enregistrer une facture de location de véhicule efficacement pour assurer un suivi comptable clair et conforme. La facturation après une location de voiture peut être établie en format papier ou en format électronique. La facturation électronique est autorisée et prochainement obligatoire si le loueur de voiture a recours à la signature électronique et utilise l’échange informatique pour transmettre ses factures. De plus, les factures que vous établissez dans le cadre de la location de véhicule doivent comporter plusieurs informations obligatoires sous peine de sanction judiciaire si mentions manquantes.

Voici la liste des mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture de location de voiture (en conformité avec la réglementation française, notamment le Code général des impôts – article 242 nonies A de l’annexe II) :

• Date et numéro de facture
• Coordonnées du loueur (raison sociale, adresse, SIREN/SIRET, TVA)
• Coordonnées du client (nom/raison sociale, adresse, TVA si pro)
• Date ou période de location
• Description de la prestation (véhicule, durée, services)
• Prix unitaire HT, total HT, TVA applicable, total TTC
• Conditions de paiement (délais, pénalités, indemnité de recouvrement)
• Mentions spécifiques selon le cas (TVA non applicable, autoliquidation, autopartage…)

Il est obligatoire d’enregistrer une facture de location de véhicule. Toutefois, gérer la facturation d’une location automobile n’est pas une tâche aisée car la règlementation évolue grandement afin de contribuer à la transition digitale des entreprises. Il est donc désormais obligatoire d’utiliser un logiciel de gestion qui répond aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données pour la facturation, et ce depuis 2018. Cela tombe bien, il existe un outil informatique spécialement conçu pour la facturation après une location de véhicule, nous y reviendrons.

Comment facturer une voiture en location ?

Savoir comment facturer une voiture en location comprend un processus complet allant du déclenchement de l’établissement de la facture jusqu’au suivi de son recouvrement. Premièrement, définissez clairement le moment à partir duquel un client doit être facturé. Gardez en tête que plus le client est facturé rapidement, plus un loueur de véhicule recevra rapidement le paiement. Ensuite, déterminez clairement le processus de facturation : qui est en charge de la facturation de la location de voiture ?  Comment les informations utiles à la facturation sont communiquées au client ? Comment transmettre la facture au client ? Comment s’assurer du contrôle de la facture ?

Il faut également définir clairement la procédure de suivi de facturation de la location automobile. Le suivi du règlement des factures émises et la relance des clients en retard de paiement sont des tâches aussi importantes que délicates pour l’agence de location de véhicule. Il est nécessaire de bien définir ce processus pour optimiser les encaissements des clients et ainsi la trésorerie de la société de location de voiture. Concernant la relance client, celle-ci doit intervenir rapidement dès que vous constatez un retard de paiement. N’hésitez pas à prendre contact avec le client pour faire le point avec lui si, après plusieurs relances, vous n’obtenez toujours pas le paiement de vos factures. Ces deux derniers points sont cruciaux pour une bonne gestion de la facturation d’une location de voiture.

Comment choisir un logiciel de devis et facture de location de véhicule ?

Afin de gagner du temps et en efficacité, il est préférable et surtout obligatoire d’utiliser un logiciel de devis et facture de location de véhicule. De nombreux éditeurs fiables proposent des solutions pour établir des factures conformes aux règles en vigueur tout en obtenant les mises à jour nécessaires à chaque changement de législation. Dans le cadre de la location de véhicule, il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel adapté au métier et à l’activité de la location automobile. Fort de son expérience en location et en développement, hitechsoftware a ainsi créé le logiciel de location de véhicule myrentcar pour optimiser la gestion de la location et de vos facturations.

Le logiciel de location de voiture et de création de facturation myrentcar répond aux obligations d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Accessible sur ordinateur, tablette et smartphone pour répondre aux besoins de mobilité des loueurs et des gestionnaires de flotte auto, la web solution de location de voiture myrentcar permet de gérer la location et votre parc automobile simplement via un planning intuitif. L’outil couvre ainsi la totalité des étapes de location, de la réservation et de l’exemple de contrat de location de voiture en PDF jusqu’à la facturation et au transfert en comptabilité.

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités et possibilités de paramétrage, myrentcar facilite et optimise grandement la gestion de la location de voiture, la facturation du carburant, mais également la gestion des financements ou encore la gestion client. L’ERP de gestion de la location de véhicule myrentcar est de plus compatible avec notre module complet de dématérialisation des factures. La facture électronique vous permettra alors de réduire le coût de traitement d’une facture, d’automatiser les tâches et de stocker, sécuriser et archiver vos données pour optimiser la gestion des factures de location automobile. Pour approfondir le sujet, consultez notre blog pour les entreprises de location de voiture.