L’utilisation d’un logiciel de gestion de location de voiture peut permettre à un loueur de véhicules d’éviter certaines erreurs récurrentes. En plus d’être chronophages, les erreurs et les imprécisions quotidiennes au sein d’une activité de location de véhicules, impactent fortement la satisfaction client ainsi que la rentabilité.
10 problèmes récurrents pouvant être résolus avec un logiciel de gestion de location de voiture performant
Voici une liste de 10 situations problématiques que l’utilisation d’un logiciel de gestion de location de voiture adapté peut permettre de résoudre ou même d’éviter.
1 « J’ai un décalage entre mon parc véhicules informatisé et mon parc réel »
Ce problème peut s’expliquer de plusieurs façons : soit vous avez oublié de clôturer un contrat, soit un de vos clients n’a pas ramené le véhicule à la date de retour convenue initialement ou alors un mouvement non enregistré.
Un logiciel de gestion de location de voiture peut vous proposer un suivi de vos documents dépassés. Vous avez donc accès la liste des contrats qui sont en dépassement. A vous de vérifier pour quelle raison les contrats concernés sont en dépassement afin de régulariser la situation de votre parc. Ainsi un pointage de votre parc réel et un contrôle de cohérence avec le parc informatisé peut vous permettre de détecter des mouvements non enregistrés ou non clôturés.
2 « Les pannes de mes véhicules sont une importante source d’insatisfaction pour mes clients »
Certaines pannes peuvent être évitées, d’autres non. Afin d’éviter celles qui peuvent l’être, il faut mettre un place un suivi rigoureux des entretiens et des opérations de maintenance à effectuer sur les véhicules. Un logiciel de gestion de location de voiture adapté vous permet de programmer des plans d’entretiens complets des véhicules qui se traduisent par des alertes sur échéances calendaires ou kilométriques avec un blocage de l’utilisation du véhicule ou non selon l’importante de l’entretien à effectuer.
Ainsi vous limitez fortement les risques de mettre en location véhicule qui a de grandes chances de tomber en panne. Pour les pannes qui ne peuvent être évitées, il faut assurer au client un service réactif et efficace afin de lui trouver un véhicule de remplacement. Là encore, un logiciel efficace va vous permettre de trouver très rapidement sur votre parc un véhicule disponible correspondant aux besoins du client. Le logiciel va aussi vous permettre de changer le véhicule rattaché au contrat de votre client en prenant en compte les kilomètres effectués avec le véhicule tombé en panne.
3 « J’ai du mal à faire appliquer une politique tarifaire cohérente »
Un logiciel de gestion de location de voiture adéquat va vous permettre de créer des grilles tarifaires très complètes. Vous pouvez paramétrer des tarifs en fonction de plusieurs critères : le type de client (business, particulier, en compte ou non…), le type de véhicule, la date (gestion basse saison / haute saison), la durée de la location… Un logiciel efficace va vous permettre de paramétrer une multitude de tarifs, ainsi vous êtes sûr de toujours trouver le bon tarif pour le bon client. Le logiciel vous permet également d’appliquer des droits et des contrôles afin d’encadrer l’utilisation des tarifs par les collaborateurs.
4 « Mes clients se plaignent de l’attente au comptoir »
Lors de périodes de fortes affluences, vos clients peuvent être amenés à devoir patienter plus que d’habitude pour récupérer leur véhicule. Un logiciel de gestion de location de voiture ergonomique et qui s’adapte à ses utilisateurs permet aux agents de comptoir de réaliser un contrat de location ou une réservation en moins de 2 minutes si c’est un nouveau client et en moins d’1 minute si c’est un client déjà enregistré. A contrario, la rédaction manuelle d’un contrat, ou à l’aide d’un outil informatique peu adapté, demande plusieurs minutes qui, multipliées par le nombre de clients qui attendent, prennent des proportions non négligeables.
5 « J’ai du mal à mettre en place un suivi de mes clients efficace afin de les fidéliser »
Avec plus de 3 700 loueurs automobiles en France et la montée en puissance des acteurs low-cost, la fidélisation de votre clientèle est un enjeu majeur. Un logiciel de gestion de location adapté à votre métier vous permet d’avoir un historique détaillé des locations de votre client. De plus vous pouvez synchroniser ce logiciel à un CRM dédié qui vous permet d’effectuer un suivi détaillé de vos échanges avec chacun de vos clients, de planifier des actions ou encore d’extraire des listes de diffusion en fonction de divers critères dans le but de mener des campagnes marketing ciblées. Certains logiciels proposent également un module SMS qui vous permet de paramétrer des envois automatiques à certains clients afin de réaliser des actions de fidélisation (promotions, sur-classement gratuit).
6 « Le retour de mes véhicules prend trop de temps »
Le retour d’un véhicule peut s’avérer fastidieux et long, ce qui vous coûte du temps et qui peut bien souvent agacer votre client. L’utilisation d’une application sur tablette pour effectuer le retour d’un véhicule présente un gain de temps non négligeable. Cette application est directement synchronisée avec votre logiciel de gestion de location, ce qui vous permet d’effectuer le retour du véhicule (carburant, km, état des lieux) avec votre client qui signera l’état des lieux sur la tablette afin de recevoir sa facture directement par mail. Le retour de vos véhicules est donc simplifié, plus rapide et vos clients perdent moins de temps à attendre.
7 « Je perds du temps à ressaisir manuellement les réservations de mon site web sur mon logiciel de gestion de location »
Un logiciel de gestion de location de voiture efficace vous offre la possibilité de se synchroniser directement avec votre interface de réservation en ligne afin de proposer en temps réel aux internautes les véhicules disponibles pour une date demandée. Les réservations validées sont ainsi directement intégrées au planning de votre logiciel. Vous êtes assurés d’avoir des réservations que votre flotte vous permet d’honorer et vous ne perdez plus de temps à les ressaisir.
8 « Je rencontre des difficultés dans la gestion et le suivi de mes impayés »
Toute société est confrontée, tôt ou tard, au recouvrement de créances. Un logiciel de gestion de location complet vous propose des outils vous permettant une meilleure gestion de vos encours client. Vous pouvez par exemple paramétrer des blocages ou des alertes ou encore éditer des listings de clients ayant un solde débiteur. Il est également possible de paramétrer des courriers de relance de différents niveaux afin de programmer des envois de courrier aux comptes débiteurs.
9 « Je n’ai pas d’indicateurs afin de m’aider dans ma prise de décisions »
Un logiciel de gestion de la location de voiture adapté vous propose des statistiques détaillées sur votre activité. Vous pouvez ainsi paramétrer des modèles statistiques qui vont être pertinents afin de définir votre stratégie. Par exemple vous pouvez analyser quelle est la catégorie de véhicule la plus rentable sur l’année passée afin d’en tenir compte dans le renouvellement de votre flotte. Vous pouvez également effectuer des analyses beaucoup plus poussées comme le calcul de la rentabilité en fonction des kilomètres parcourus et de l’âge moyen des véhicules ; les possibilités sont nombreuses.
Le logiciel de gestion de la location, le 10ème problème
10 Si un logiciel de gestion de la location peut être la réponse à bien des problèmes, il est parfois lui-même le problème. En effet certains logiciels sont très complexes ce qui va augmenter considérablement le temps de déploiement de la solution au sein de votre société. De plus un logiciel complexe d’utilisation va demander à vos collaborateurs un temps d’adaptation important qui implique une perte d’efficacité.
Afin que le logiciel de gestion de la location de voiture soit votre allié et pas un frein au bon développement de votre activité, prenez le temps lorsque vous choisissez ce dernier. Comparez les différentes solutions du marché, attardez-vous sur les fonctionnalités et l’ergonomie de chacune de ces solutions. Portez une attention toute particulière aux services qui accompagnent l’utilisation du logiciel. Derrière un logiciel il y a toujours un éditeur et donc une équipe d’hommes et de femmes qui sont chargés de veiller au bon développement et à la bonne utilisation de l’outil.
Le logiciel de location de voiture myrentcar, présent sur le marché depuis plus de 30 ans, propose des fonctionnalités complètes et adaptées aux exigences des métiers de la location. Son environnement ergonomique et personnalisable en fait un outil facile à appréhender pour ses utilisateurs.
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