A partir du 1er janvier 2018, votre logiciel de location de matériel doit être certifié et sécurisé s’il fait office de logiciel de comptabilité ou de caisse. Toutes les personnes assujetties à la TVA ont pour obligation d’utiliser un logiciel adéquat afin d’enregistrer les règlements. Les contrevenants s’exposent à une amende de 7500€ assortie d’une obligation de régulariser la situation dans les 60 jours.
Votre logiciel de location de matériel est-il conforme ?
Votre logiciel de location de matériel qui intègre des fonctionnalités de comptabilité ou de gestion des règlements doit répondre à 4 conditions afin de pouvoir être certifié :
- Inaltérabilité : Le logiciel doit enregistrer toutes les données relatives aux règlements et les rendre inaltérables. Si par exemple vous souhaitez modifier une facture, vous ne pourrez pas modifier la facture directement, vous aurez l’obligation de créer une nouvelle opération (avoir ou facturation).
- Sécurisation : Le logiciel doit sécuriser les données d’origine. Tout procédé technique fiable peut être utilisé afin de garantir la restitution des données dans leur état d’origine.
- Conservation : le logiciel qui enregistre les données doit prévoir une clôture au minimum annuelle, ou par exercice si ce dernier n’est pas calqué sur l’année civile. Ces données de règlements doivent être conservées pendant un délai de six ans car elles servent à l’établissement de la comptabilité de la société.
- Archivage : Le logiciel de location de matériel doit permettre d’archiver les données enregistréesen garantissant leur intégrité dans le temps. Ces données doivent être accessibles aisément par l’administration en cas de contrôle.
Si votre logiciel de location de matériel ne répond pas à ces 4 conditions et qu’il n’est pas certifié, vous devrez alors vous équiper d’un logiciel de comptabilité certifié.
Comment savoir si mon logiciel de location de matériel est certifié ?
L’éditeur qui a développé votre logiciel de location de matériel doit être en mesure de vous remettre une attestation certifiant que le logiciel est conforme à la nouvelle règlementation. Cette attestation de conformité peut être délivrée par l’éditeur lui-même ou par un organisme accrédité.
Le logiciel de location de matériel ou de véhicule chez hitech
Tous les logiciels de location de matériel ou de véhicule édités par hitech sont certifiables et sécurisés à condition que les utilisateurs installent la mise à jour adéquate. Ils répondent donc aux normes établies par la loi de finances pour 2016. Les utilisateurs du logiciel de location de matériel harmony et de la solution de location de voiture myrentcar n’ont donc pas de soucis à se faire : il leur suffira de faire une simple mise à jour afin d’hitech soit en mesure de leur délivrer l’attestation de conformité.
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