Gérer la facturation d’une location de véhicule est une étape tout aussi importante que la réservation et le contrat. Comment l’optimiser ?
La gestion de la facturation d’une location de voiture est essentielle pour une agence de location automobile dans le cadre de ses échanges avec ses clients. La facture permet avant tout de matérialiser la transaction financière liée à la location et constitue une pièce justificative en comptabilité et en fiscalité. Vous retrouverez dans cet article les éléments clés pour comprendre la législation et l’organisation qui entourent la facturation dans la location et nos conseils pour optimiser la facturation de la location de véhicule grâce à un logiciel adapté.
Quelles sont les règles à respecter dans la gestion de la facturation d’une location automobile ?
La gestion de la facturation d’une location automobile est encadrée par la loi et comprends plusieurs règles. Ces critères de facturation de la location de véhicule concernent principalement l’obligation de facturation de la location, la date de remise de la facture, le support à utiliser pour la facturation, l’utilisation d’un logiciel, l’indication des mentions obligatoires sur les factures et la conservation de ces dernières. La facturation est obligatoire dans la location de véhicule, que ce soit la location de voiture de tourisme, utilitaire, de camion, de moto ou encore de scooter, en location courte, moyenne ou longue durée.
Il est possible de sous-traiter votre gestion de la facturation de location automobile à une autre personne qui peut ensuite les établir en votre nom et pour votre compte. La date à laquelle la facture de la location doit être établie intervient une fois la prestation de location achevée car il n’est pas rare d’avoir du carburant, du kilométrage ou des jours supplémentaires à facturer au client. La facture doit être éditée en deux exemplaires : un exemplaire de facture remis au client et un second à conserver pour l’entreprise de location de véhicule.
Les factures de location de véhicule peuvent être établies en format papier ou en format électronique. La facturation électronique est autorisée si le loueur de voiture a recours à la signature électronique et utilise l’échange informatique pour transmettre ses factures. De plus, les factures que vous établissez dans le cadre de la location de véhicule doivent comporter plusieurs informations obligatoires sous peine de sanction judiciaire si mentions manquantes.
Gérer la facturation d’une location automobile évolue également afin de contribuer à la transition digitale des entreprises. Il est donc désormais obligatoire d’utiliser un logiciel de gestion qui répond aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données pour la facturation depuis 2018. Cela tombe bien, il existe un outil informatique spécialement conçu pour la location de véhicule, nous y reviendrons.
Comment organiser la facturation d’une location de véhicule ?
Organiser la facturation d’une location de véhicule comprend un processus complet allant du déclenchement de l’établissement de la facture jusqu’au suivi de son recouvrement. Premièrement, définissez clairement le moment à partir duquel un client doit être facturé. Gardez en tête que plus le client est facturé rapidement, plus un loueur de véhicule recevra rapidement le paiement. Ensuite, déterminez clairement le processus de facturation : qui est en charge de la facturation de la location de voiture ? Comment les informations utiles à la facturation sont communiquées au client ? Comment transmettre la facture au client ? Comment s’assurer du contrôle de la facture ?
Il faut également définir clairement la procédure de suivi de facturation de la location automobile. Le suivi du règlement des factures émises et la relance des clients en retard de paiement sont des tâches aussi importantes que délicates pour l’agence de location de véhicule. Il est nécessaire de bien définir ce processus pour optimiser les encaissements clients et ainsi la trésorerie de l’entreprise de location automobile. Concernant la relance client, celle-ci doit intervenir rapidement dès que vous constatez un retard de paiement. N’hésitez pas à prendre contact avec le client pour faire le point avec lui si, après plusieurs relances, vous n’obtenez toujours pas le paiement de vos factures. Ces deux derniers points sont cruciaux pour une bonne gestion de la facturation d’une location de voiture.
Pourquoi utiliser un logiciel pour gérer la facturation d’une location de voiture ?
Afin de gagner du temps et en efficacité, il est préférable et surtout obligatoire d’utiliser un logiciel pour gérer la facturation d’une location de voiture. De nombreux éditeurs fiables proposent des solutions pour établir des factures conformes aux règles en vigueur tout en obtenant les mises à jour nécessaires à chaque changement de législation. Dans le cadre de la location de véhicule, il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel adapté au métier et à l’activité de la location automobile.
Fort de son expérience en location et en développement, hitechsoftware a ainsi créé le logiciel de location de véhicule myrentcar pour optimiser la gestion de la location et de vos facturations. Myrentcar répond aux obligations d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Accessible sur ordinateur, tablette et smartphone pour répondre aux besoins de mobilité des loueurs et des gestionnaires de flotte, la web solution de location de voiture myrentcar permet de gérer la location et son parc automobile simplement via un planning intuitif. L’outil couvre ainsi la totalité des étapes de location, de la réservation et de l’établissement du contrat de location jusqu’à la facturation et au transfert en comptabilité. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités et possibilités de paramétrage, myrentcar facilite et optimise grandement la gestion des factures dans la location de véhicule mais également la gestion des financements ou la gestion client.
L’ERP de gestion de la location de véhicule myrentcar est de plus compatible avec notre module complet de dématérialisation des factures. La facture électronique vous permettra alors de réduire le coût de traitement d’une facture, d’automatiser les tâches et de stocker, sécuriser et archiver vos données pour optimiser la gestion des factures de location automobile. Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à contacter nos équipes pour obtenir des conseils et une démonstration de notre web solution de location de voiture. Retrouvez plus d’informations sur le logiciel de location de véhicule myrentcar ici.
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