Faire accepter le changement de logiciel de location

Voici les 5 conseils pour faire accepter le changement de logiciel de gestion de location de véhicules ou de matériels à vos équipes.

Changer de logiciel de gestion de location de véhicules ou de matériels dans sa société n’est jamais anodin pour vos équipes. La mise en place d’un logiciel demande de l’investissement et même parfois une remise en question de ses habitudes et méthodes de travail. Le changement ne doit pas être synonyme d’inquiétudes, de peur ou de colère. Voici 5 conseils qui permettront à vos équipes de l’accepter et de s’y adapter rapidement.

1- Prévoir du temps à la préparation des éléments nécessaires à la déploiement du nouveau logiciel de location de véhicules / matériels

Afin d’optimiser le déploiement du nouveau logiciel de location de véhicules (ou de matériels), un certain travail de préparation est attendu de votre part. N’hésitez pas à y accorder un réel intérêt afin de préparer au mieux la suite de l’installation. La préparation de vos fichiers clients, véhicules, matériels, de vos tarifs ou encore de la mise en page de vos documents commerciaux peut vous permettre de gagner un temps précieux par la suite et éviter à vos équipes opérationnelles de subir votre manque de préparation par la suite. N’hésitez pas à vous réunir avec vos équipes afin de faire la liste de tout ce qui vous semble important concernant le changement d’outil.
Changer de logiciel de location de véhicules, c’est changer un outil de travail stratégique et primordial, la préparation n’est donc pas à négliger. Abraham Lincoln a dit « Que l’on me donne 6 heures pour couper un arbre, j’en passerai 4 à préparer ma hache », ne négligez pas votre travail de préparation.

2 – Expliquez à vos équipes comment le changement de logiciel de location de véhicules (ou de matériels) va les aider à résoudre les difficultés qu’ils rencontrent

Au lieu de juste annoncer le changement de logiciel de location de véhicules (ou de matériels), prenez le temps d’exposer à vos équipes la raison de ce changement. Expliquez leur ce qui ne fonctionne pas (ou mal) aujourd’hui et pourquoi ce nouveau logiciel est la meilleure solution pour obtenir le résultat voulu. Concentrez-vous par exemple sur la satisfaction client, les litiges, le manque de suivi ou encore la perte de temps engendrée par certaines tâches. Vos équipes doivent saisir comment ce nouvel outil va venir améliorer leur quotidien et celui de votre société.

3 –Offrez le plus d’implication possible aux personnes affectées par le nouveau logiciel de location de véhicules (ou de matériels)

L’acquisition d’un nouveau logiciel de location de véhicules (ou de matériels) peut affecter plusieurs membres de vos équipes. Quand ils ont le choix, ainsi que les informations nécessaires et le support pour prendre les bonnes décisions, les employés se sentent plus écoutés et respectés. Leur donner de l’autonomie sur certains aspects de la mise en place peut s’avérer bénéfique. Plus ils sont proches de leur métier et impliqués, plus ils seront force de proposition et en mesure d’accepter les changements nécessaires à la pérennité de l’activité. N’hésitez pas à réunir vos équipes afin de les faire participer positivement au changement.

4 – Formation à l’utilisation suite au renouvellement du logiciel de location de véhicules (ou de matériels)

Suite à un renouvellement du logiciel de location de véhicules (ou de matériels), les utilisateurs doivent être formés par les consultants de l’éditeur/intégrateur. Cette transmission de connaissances favorise l’appropriation du logiciel par les collaborateurs lors du déploiement de l’ERP et est la garantie d’une utilisation optimale de l’outil. Partie intégrante du planning du projet, la formation des équipes est une phase essentielle à ne pas négliger dans le déploiement de la solution. Le démarrage sur le nouveau progiciel effectué, et dès que les utilisateurs exploitent pleinement toutes ses fonctionnalités, on considère que la conduite du changement a été réussie. Il ne faut cependant pas oublier que tout logiciel évolue constamment. C’est pourquoi, après le déploiement du nouveau logiciel de location de véhicules,  il existe un besoin de formation à deux niveaux :

• Former les utilisateurs aux nouvelles fonctionnalités, nouveaux modules et aux nouveaux écrans lors de chaque montée de version
• Pratiquer de la re-formation. Fréquemment, les utilisateurs prennent de mauvaises habitudes et dérivent de l’utilisation optimale de la solution.

5 – En plus du remplacement du logiciel de location de véhicules (ou de matériels), choisissez un prestataire de confiance

S’il est évident que le remplacement du logiciel de location (ou de matériels) doit répondre à vos exigences et à celle de votre activité, l’éditeur est également très important. Une erreur commise par bon nombre de loueurs est de s’arrêter au logiciel seul, ou encore pire, d’influencer fortement leur décision par rapport au prix. L’éditeur du logiciel doit être en mesure de vous accompagner dans la mise en place de votre nouvelle solution. Le déploiement de la solution doit être effectué par du personnel qualifié aussi bien en informatique que vis-à-vis des métiers de la location. Le prestataire doit être en mesure de comprendre vos problématiques et de savoir comment y répondre. Si en plus, il est force de conseil pour vous accompagner dans le développement de votre activité, vous devriez avoir à faire à un interlocuteur de confiance. N’espérez pas une qualité de service satisfaisante de la part d’un éditeur de logiciel qui compte uniquement 2 ou 3 salariés qui sont à la fois commerciaux, formateurs, techniciens et développeurs.

La société hitechsoftware propose des solutions dédiées aux métiers de la location de véhicules et de matériels depuis plus de 30 ans. Ainsi, hitech a développé le logiciel de location de voiture myrentcar et le logiciel de location de matériel harmony pour aider les loueurs au quotidien. Une équipe d’experts, proche de ses clients et à l’écoute, font de l’éditeur un partenaire de choix concernant votre solution de gestion. Prenez contact avec hitech dès aujourd’hui pour exposer votre projet en cliquant ici.